Krav til arkivkunnskap i kommunene

Av Harald Lindbach

Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet til det faglige miljøet ved det enkelte kontoret eller den enkelte avdelingen preget kunnskapsdannelsen har vi i dag innført en sentralisert arkivtjeneste. Sentralarkivet har mange fordeler som jeg ikke skal komme inn på her, jeg skal bare konstantere at det har kommet, og det har kommet for å bli.

Den teknologiske utviklingen har i seg selv tvunget frem nye løsninger. Vi har fått den moderne arkivlederrollen. En rolle som setter store krav til kunnskap, men som også gir arkivtjenesten en mye viktigere roller i administrasjonen enn tidligere. Til tross for at lovverket stiller krav til arkivlederrollen er den fortsatt ikke egentlig innført i mange kommuner. Det holder ikke å peke på en person og si at ”du skal være arkivleder!” eller uten videre å overføre disse oppgavene til noen som tidligere på en eller annen måte har hatt oppgaver i tilknytning til arkivet.

Når kommunene ansetter en arkivleder er det selvfølgelig også viktig at dette blir fulgt opp. Det er nødvendig at arkivlederen får mulighet til å skaffe seg den nødvendige kunnskapen som stillingen krever, dersom man ikke er ualminnelig heldig og får tak i en person som allerede har den nødvendige kunnskap.

Selv om man har i utgangspunktet har kunnskap er det også nødvendig å få anledning til å følge med i den faglige utviklingen som foregår til enhver tid. Det er ikke minst viktig at arkivlederen deltar i den kurs og

1

skoleringsvirksomheten som IKAT1 til enhver tid gjennomfører. Det er ønskelig at arkivlederen også deltar på kurs og seminarer som er rettet mot andre deler av kommunens virksomhet enn sentraladministrasjonen. Det er nødvendig at arkivlederen også kjenner forholdene og kravene som stilles ved skolene, barnehagene, helsestasjonene også videre. Arkivlederen skal ha den fulle oversikten over kommunens arkivdanning og skal også være i stand til å gi nødvendig lokal grunnopplæring.

Det er arkivtjenesten som har ansvaret for at koding og arkivlegging foregår på en reglementert og riktig måte. Dette betyr at det kreves stor faglig innsikt i de ulike virksomhetene som drives i kommunen. Når en saksbehandler har gjort en feil er det arkivtjenesten som skal oppdage og rette opp denne feilen. Dette betyr at arkivtjenesten ikke bare skal ha stor kunnskaper om arkivlegging og koding, men også om de ulike prosedyrene som ligger bak saksproduksjonen i kommunen.

I dag ser vi fortsatt at et fåtall kommuner ikke tar arkivet alvorlig nok. Av og til hører vi om noen som hevder at de velger å prioritere service foran arkiv. De som hevder slike standpunkter er naturlig nok ikke her i dag og jeg skal ikke benytte anledningen til å polemisere mot dem, men kun slå fast at de har forstått begge begrepene dårlig. De alvorligste problemene i kommunal service er alltid knyttet til arkiv. Enten avsløres mangler og feil av arkivmaterialet eller så skapes problemene av mangelfulle arkiv. Service uten arkiv er umulig, enten det dreier seg om teknisk etat eller kommunens helsetjeneste er arkivene like sentrale. Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet. Man kan ikke velge å prioritere service fremfor arkiv, men man kan velge å prioritere kaos og tilfeldighet fremfor service.

1 Interkommunalt arkiv Troms

2

Den innsikten kommunens arkivtjeneste må ha begynner med innsikt i hvordan arkivene skapes. Dette betyr at man må ha forståelse og kjennskap til de ulike prosessene som foregår ved de ulike avdelingene. Man må kjenne bakgrunnen for dokumentproduksjonen. Dette vil si at man i grove trekk må kjenne til saksbehandlingsprosessene for eksempel ved landbrukskontoret eller ved teknisk etat. Kjennskap til de kommunale funksjonene er en forutsetning for å kunne gjøre en ordentlig jobb. Det vil si at selv personer med stor arkiverfaring vil ha behov for en grundig opplæring i den kommunale administrasjonens særtrekk.

Å kjenne til arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og andre sentrale lover er en forutsetning. Det er også nødvendig å holde seg oppdatert på nye lover, forskrifter osv. Her kan og skal IKAT selvfølgelig bidra med å holde medlemskommunene oppdatert. Når det kommer store forandringer i regelverket vil vi fortsette å kurse kommunene i dette. Det er likevel viktig å påpeke at det endelige ansvaret hviler på den enkelte arkivleder og den enkelte kommune.

Det er selvfølgelig nødvendig å kjenne til begrepene som brukes innenfor arkivfaget. Her vil våre grunnkurs, som for tiden er under bearbeidelse, være et viktig element i opplæringa også i fremtiden. Spesielt viktig er det å ha innsikt i den terminologien som benyttes i arkivloven og forskriftene. Man må likeledes kjenne de grunnleggende ordningsprinsippene for arkiv, forstå oppbyggelsen av arkivnøkler. Det er også nødvendig å forstå oppbyggelsen av ulike spesialsystemer som landbruksarkiv, teknisk etats arkiver osv.

Å beherske journalføring i elektronisk arkiv er nødvendig, dernest må man kjenne til innholdet i NOARK-4 og eventuelle oppdateringer. Man må ha innsikt i de allmenne kravene til elektronisk arkiv, og hvordan det spesielle systemet

3

man bruker i egen kommune forholder seg til den nasjonale standarden. Her er det også viktig med et nært samarbeid med kommunens IT-avdeling, det er imidlertid viktig at arkivleder og arkivtjenesten beholder kontrollen over det arkivfaglige. Den pågående overgangen fra papir til elektronisk arkiv setter store krav til de som skal håndtere de problemene man vil møte under veis. Med et høyt faglig nivå er det sannsynligvis mulig å unngå en rekke problemer.

Bevaringsproblematikken vil alle før eller siden komme bort i. Hva skal vi ta vare på, og hva skal vi kassere. Selv om vi her har et regelverk å holde oss til vil vi i mange situasjoner være tvunget til å foreta valg. Det er viktig å ha klart for seg at vi kan ta vare på dokumenter som i følge regelverket kan kasseres. Hvorfor skal vi for eksempel ta vare på norskstiler, men kassere eksamensoppgaver i matematikk? Det kan uten tvil være interessant for fremtidige forskere å vite hvilke oppgaver som ble gitt, og hvilket nivå elevene befant seg på. Hvilket nivå befant lærerne seg på, hva ble ansett som verdige resultater for en god karakter. Hvordan har dette forandret seg over tid? Har vi i dag større eller mindre kunnskaper på samme trinn? Det forekommer ikke sjelden at vi på grunn av tilfeldigheter har fått bevart flotte arkiver som en gang i tiden skulle vært kassert.

Bortsetting og avlevering krever at arkivtjenesten kjenner til regelverk og avtaler på dette området. Moderne arkiver skal ikke ordnes av den interkommunale arkivinstitusjonen, men avleveres ferdig ordnet. Dette krever at man har foretatt nødvendig arkivbegrensning og kassasjon.

Den krevende problematikken i forbindelse med innsyn kommer man heller ikke bort fra. Her har man et stort lovverk å forholde seg til og det kan medføre alvorlige konsekvenser om man gjør feil. Her hjelper det heller ikke å tenke at man skal levere ut minst mulig for å sikre seg. De som ønsker innsyn i arkiver

4

har sine rettigheter hjemlet i ulike lover. Spesielt når det gjelder arkiv med personopplysninger er det imidlertid grunn til å utvise stor varsomhet. Samtidig må man unngå å bli unødvendig byråkratisk. Mange av de som ønsker innsyn i sine saker har allerede gjennomgått en tung personlig prosess før de kommer så langt at de søker innsyn eller billighetserstatning. Her bør vårt fokus være på å gjøre alt vi kan for at de riktige dokumentene fremfinnes.

Å ha en depottjeneste knyttet til historisk arkiv er en enda mer krevende oppgave, ikke minst er det sannsynligvis for dyrt til at kommunene vil kunne gjennomføre dette alene. Det er ikke lenger et hav av tid frem til 2011. Slik jeg ser det er det mest realistiske for de aller fleste at eldre arkivmateriale blir overført til IKATs depot. Om noen skulle ønske å beholde materialet lokalt skal vi gjøre vårt ytterste for å hjelpe til, men kravene til publikumstjeneste blir selvfølgelige å stå fast i forhold til lover og regelverk. Kravene til kommunene er akkurat de samme som til de statlige organene som avleverer til statsarkivene, den eneste forskjellen er at kommunene har mulighet til å bygge og bemanne arkivinstitusjoner selv. Kravene til profesjonalitet også hos de ansatte ved disse institusjonene vil man imidlertid ikke komme bort fra.

I framtiden er det tre mulige modeller man kan se for seg. Det er for det første mulig at en kommune med penger og vilje ønsker å skape sin egen kommunale arkivinstitusjon. Dernest er det mulig å se for seg at flere kommuner samarbeider om regionale løsninger, man kan for eksempel tenke seg en arkivinstitusjon i Indre Troms. Begge disse alternativene har mange positive sider, men har til felles at de er dyre. Det siste og billigste er å bygge på det man har i dag; IKAT tar vare på kommunenes eldre arkiv.

Det har vært forsøkt å få til samarbeidsordninger med museer. Dette er problematisk av mange grunner, det viktigste er helt enkelt og greit at museene

5

mangler den nødvendige infrastrukturen og fagkunnskapen som kreves. Museer og arkiver er svært forskjellige institusjoner, det er de færreste som en gang ville komme på tanken om å sende personregister, legejournaler osv. til et museum. Det er også de færreste som ville ønske at sensitive personopplysninger om dem selv havner på et museum.

Et annet og langt viktigere moment er at offentlig arkivmateriale ikke kan avhendes. Det vil i praksis si at dersom et museum ønsker å oppbevare offentlig arkiv over lengre tid må det bli omdannet til et statlig eller kommunalt arkiv og vil møte akkurat de samme krav som Statsarkivet i Tromsø eller Interkommunal arkiv møter.

Det finnes kort sagt ingen snarveier og det finnes ingen enkle løsninger, det redskapet som i dag er best skikket til å tilfredsstille både behovet for sikkerhet og behovet for tilgjengelighet er IKAT og Statsarkivet. Det er her profesjonaliteten og infrastrukturen finnes og det er her vi alle har sikkerhet om at den vil finnes også i fremtiden, uavhengig av politiske konjunkturer og enkeltpersoner. Vi må aldri glemme at perspektivet på bevaring av arkivmaterialet er evigheten.

6