Arkivdepot

Arkiv Troms tilbyr fullstendig depottjeneste for alle sine kommuner.

Normalt skal kommunalt arkivmateriale avleveres til arkivdepot når det er om lag 25-30 år gammelt. I noen tilfeller kan rådmannen avgjøre at arkiv skal avleveres tidligere (personregistre og elektronisk materiale) eller senere (objektserier) av hensyn til materialets sensitivitet og mulighet for bevaring eller eget behov for tilgang.

Den kommunale forvaltningen blir stadig mer elektronisk, og større deler av arkivdanningen utføres i elektronisk format. Elektronisk arkiv skal møte publikum med troverdighet og autensitet, både i danningsøyeblikket og ikke minst teknisk over tid. Gjenfinning og tilgjengelighet er sentrale utfordringer på også dette området.

  • Avlevering av papirbasert kommunalt arkivmateriale

    Framgangsmåte for avlevering av papirbasert arkivmateriale til Arkiv Troms.

  • Avlevering av sensitive kommunale personregistre

    Arkiv Troms fungerer som arkivdepot for en rekke sensitive kommunale personregistre, og skal kontinuerlig gi veiledning til alle som skal avlevere personregistre, ta imot avleveringer, gjennomgå og registre avlevert materiale samt behandle henvendelser om bruk og innsyn. Alle lister og opplysninger om dette materialet, blir – i tråd med kravene fra Datatilsynet – lagres i en spesielt sikret database uten adgang for uvedkommende.

    Framgangsmåte for overføring av sensitive personopplysninger til arkivdepot.

     

  • Overføring av elektronisk arkivmateriale til depot

    Arkiv Troms tilbyr elektronisk arkivdepot for alle deltakerne. Dette innebærer at vi bevarer og tilgjengeliggjør informasjon fra datasystemer som kommunene skifter ut, og fra systemer som oppgraderes og som periodiseres.

  • Overføring av privatarkiv til depot

    Alle som ønsker det kan ta kontakt for å få avklart om det er mulig å overføre privatarkiver til Arkiv Troms. Det viktigste er å inngå en avtale på forhånd. Det som må avklares er spørsmål om eiendomsrett, innsyn for publikum og ansvar for ordning og katalogisering.

    Arkiv Troms har ikke ett selvstendig mandat for bevaring av privatarkiver, og må knytte eiendomsretten til en av eierkommunene våre.

    Hvordan selve overføringen kan skje avhenger av hvilket arkiv det dreier seg om, omfanget samt hvor og hvordan det er lagret.

  • Forebyggende konservering

    Et av de viktigste oppgavene til et arkivdepot er å pleie arkivmaterialet slikt at det ikke utsettes for unødig slitasje og nedbrytning. Dette kaller vi forebyggende konservering, det vil si at vi arbeider for å forhindre skader på arkivmaterialet.

    Viktige tiltak er:

    • Digitalisering av skadet arkivmateriale slik at originalmaterialet kan skånes ved at publikum får tilgang til digitale kopier.
    • Plassering av arkivmaterialet i hyller på en sånn måte at materialet står stødig og ikke under press.
    • Unngå å presse for mye inn i hyllene slik at man unngår å måtte rive og slite i materialet for å få det inn og ut.
    • Unngå å fylle arkivboksene så fulle at det blir vanskelig å ta dokumentene inn og ut av boksene.
    • Unngå å fylle så lite i en arkivboks at dokumentene synker sammen og blir til en S. Hvis det ikke er noen annen mulighet skal boksen «fores» med kartong e.l. slik at materialet står stødig og rett.
  • Omorganisering av depotordningen fra og med 2018

    Fra og med januar 2018 vil depotordningen for papirbasert materiale bli omorganisert. Den største forskjellen er at den enkelte kommune ikke lengre vil bli fakturert ut fra hvor mange hyllemeter arkivmateriale de har avlevert. Det vil fremdeles skilles mellom materiale skapt før og etter 1980, men det vil kun ha noe å si for hvem som har ansvar for å ordne og katalogisere arkivene.

    Mer informasjon om den nye ordningen kommer i løpet av høsten 2017.