Arkivdepot

Arkiv Troms tilbyr fullstendig depottjeneste for alle sine kommuner.

Normalt skal kommunalt arkivmateriale avleveres til arkivdepot når det er om lag 25-30 år gammelt. I noen tilfeller kan rådmannen avgjøre at arkiv skal avleveres tidligere (personregistre og elektronisk materiale) eller senere (objektserier) av hensyn til materialets sensitivitet og mulighet for bevaring eller eget behov for tilgang.

Den kommunale forvaltningen blir stadig mer elektronisk, og større deler av arkivdanningen utføres i elektronisk format. Elektronisk arkiv skal møte publikum med troverdighet og autensitet, både i danningsøyeblikket og ikke minst teknisk over tid. Gjenfinning og tilgjengelighet er sentrale utfordringer også på dette området.

  • Avlevering av papirbasert kommunalt arkivmateriale

  • Avlevering av sensitive kommunale personregistre

    Arkiv Troms fungerer som arkivdepot for en rekke sensitive kommunale personregistre, og skal kontinuerlig gi veiledning til alle som skal avlevere personregistre, ta imot avleveringer, gjennomgå og registre avlevert materiale samt behandle henvendelser om bruk og innsyn. Alle lister og opplysninger om dette materialet, blir – i tråd med kravene fra Datatilsynet – lagres i en spesielt sikret database uten adgang for uvedkommende.

    Framgangsmåten for overføring av sensitive personopplysninger til arkivdepot, som dere finner nedenfor, skal følges av alle som skal overføre personregistermateriale  til Arkiv Troms.

    Generelt om avlevering av sensitive personregistre

    RUTINER VED AVLEVERING AV PERSONREGISTERMATERIALE

     

  • Innsyn og bruk av sensitive kommunale personregistre

    Reglene for innsyn i og bruk av informasjon fra avleverte personregistre er strenge. Rutinebeskrivelsen som følger nedenfor skal følges av alle som ønsker innsyn i personregistermateriale som forvaltes av Arkiv Troms.

    FORESPØRSEL OM INNSYN OG TILBAKELÅN AV PERSONREGISTERMATERIALE

  • Overføring av elektronisk arkivmateriale til depot

    Arkiv Troms tilbyr elektronisk arkivdepot for alle deltakerne. Dette innebærer at vi bevarer og tilgjengeliggjør informasjon fra datasystemer som kommunene skifter ut, og fra systemer som oppgraderes eller periodiseres.

    Våre retningslinjer for overføring av elektronisk arkivmateriale til depot er under revisjon på grunn av endringer i forskriftene til arkivloven. De trenger også oppdatering i forhold til godkjente formater og krav til dokumentasjon.

    Alle som skal overføre elektroniske uttrekk til Arkiv Troms må først ta kontakt med Solveig Heløe Olsen (solveig@arkivtroms.no/941 73 459) eller Jan Grav (jan@arkivtroms.no/905 29 931), som vil gi nødvendig veiledning.

    Det kan være lurt å se på de gamle retningslinjene for å få et nærmere bilde av hva som kreves av kommunene på dette området, hvordan arbeidsdelingen mellom avleverende instans og arkivdepot er og hvilke forberedelser som må gjøres.

    Retningsliner for avlevering av elektronisk arkivmateriale

    Supplerende bestemmelser – avlevering av elektronisk arkivmateriale

    De av dere som er interessert i hvordan bevaring av digitalt skapt arkivmateriale foregår kan lese mer om dette i denne korte framstillingen:

    Bevaring og metode

     

  • Overføring av privatarkiv til depot

    Alle som ønsker det kan ta kontakt for å få avklart om det er mulig å overføre privatarkiver til Arkiv Troms. Det viktigste er å inngå en avtale på forhånd. Det som må avklares er spørsmål om eiendomsrett, innsyn for publikum og ansvar for ordning og katalogisering.

    Arkiv Troms har ikke ett selvstendig mandat for bevaring av privatarkiver, og må knytte eiendomsretten til en av eierkommunene våre.

    Hvordan selve overføringen kan skje avhenger av hvilket arkiv det dreier seg om, omfanget samt hvor og hvordan det er lagret.

  • Forebyggende konservering

    Et av de viktigste oppgavene til et arkivdepot er å pleie arkivmaterialet slikt at det ikke utsettes for unødig slitasje og nedbrytning. Dette kaller vi forebyggende konservering, det vil si at vi arbeider for å forhindre skader på arkivmaterialet.

    Viktige tiltak er:

    • Digitalisering av skadet arkivmateriale slik at originalmaterialet kan skånes ved at publikum får tilgang til digitale kopier.
    • Plassering av arkivmaterialet i hyller på en sånn måte at materialet står stødig og ikke under press.
    • Unngå å presse for mye inn i hyllene slik at man unngår å måtte rive og slite i materialet for å få det inn og ut.
    • Unngå å fylle arkivboksene så fulle at det blir vanskelig å ta dokumentene inn og ut av boksene.
    • Unngå å fylle så lite i en arkivboks at dokumentene synker sammen og blir til en S. Hvis det ikke er noen annen mulighet skal boksen “fores” med kartong e.l. slik at materialet står stødig og rett.
  • Omorganisering av depotordningen fra og med 2018

    Fra og med januar 2018 vil depotordningen for papirbasert materiale bli omorganisert. Den største forskjellen er at den enkelte kommune ikke lengre vil bli fakturert ut fra hvor mange hyllemeter arkivmateriale de har avlevert. Det vil fremdeles skilles mellom materiale skapt før og etter 1980, men det vil kun ha noe å si for hvem som har ansvar for å ordne og katalogisere arkivene.