DIGITAL ARKIVDANNING

Innledning

Økende grad av digitalisering og bruk av IT-verktøy i produksjon og lagring av arkivmateriale er et av de mest fremtredende trekk når man skal beskrive utviklingen innen arkivdanning i offentlig forvaltning de siste 15 år. Et annet trekk er tendensen til at det blir stadig færre arkivskapere og en sterkere sentralisering av arkivfunksjonen.

Arkivdanning er betegnelsen på den prosessen som foregår samtidig med arkivskaperens egentlige virksomhet. I denne fasen blir et enkeltarkiv blir skapt, vedlikeholdt og brukt hos arkivskaperen. Arkivdanningsprosessen foregår helt til arkivet er avlevert til arkivdepot.

Vi sier at arkivdanningen er digital når produksjonen av arkiv (dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet) skjer i et fullelektronisk miljø.

De synonyme begrepene elektroniske arkiver og digitalt arkivmateriale brukes om materiale som skapes og bevares i digital form, altså ved hjelp av datamaskiner.

Den digitale teknologien – datamaskinen, behandler digitalisert informasjon, det vil si data som er representert eller konvertert til en enkel tallform bestående av forskjellen mellom kun to verdier 0 og 1. Disse verdiene lar seg representere og prosessere i elektronisk drevet maskinvare. Det som etter hvert kjennetegner den digitale teknologien, og som danner grunnlaget for digitale medier, er den mulighet til å representere ikke bare tall, men de flere kjente former for informasjon, representasjon og tegn, fra tekst og bilder til lyd og levende bilder. Denne muligheten for å gjenskape og bearbeide tradisjonelle former for informasjon er et resultat av det vi kaller digitalisering. Gjennom digitaliseringen av allerede etablerte informasjonstyper og medieformer blir

1

datamaskinenetmultimedium.1 Detdigitalisertearkivetvilbeståavbåde tekst-, lyd, bilde- og videofiler.

Både arkivloven med forskrifter, Noark-standarden og norske forvaltningsregler legger sterke føringer på hvordan arkivproduksjonen skal foregå i kommunene, men dette skal ikke være et foredrag om alle de lover og regler som har betydning for arkivdanningen i offentlig forvaltning.

Jeg skal først gjennomgå en del historikk når det gjelder datateknologi og kommunal arkivdanning. Deretter vil jeg gå igjennom en del sentrale dokumenter som er viktig for digitaliseringen av arkivdanningsprosessen. Til slutt skal jeg gå inn på digitaliseringens betydning for arkivleder, saksbehandlere og arkivtjenesten og nevne en del utfordringer i forhold den økende digitalisering av arkivene.

Historikk – litt om datateknologien

Fram til begynnelsen av 1960-tallet ble datamaskiner i all hovedsak anvendt til å foreta store beregninger, og ble særlig brukt innenfor forskning og forsvar. Utfordringen var å lage kraftige nok maskiner som kunne gjennomføre så komplekse kalkulasjoner så hurtig som mulig.2

Fra begynnelsen av 1960-tallet ble fokuset utvidet til også å omfatte andre typer data som lønnsberegninger, skatteberegninger og andre typer informasjon som var nødvendig i særlig store organisasjoner. Etter hvert ble datamaskiner også brukt til å overvåke produksjonen i den tradisjonelle industrien. De ble med dette ikke bare regnemaskiner, men informasjonsmaskiner som kunne rapportere løpende om organisasjonens tilstand og samtidig erstatte en del manuelt arbeid. Det nye faget informatikk ble dominerende på området, og forskning med datanett og hypertekst

1 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. 2. utgave, Universitetsforlaget 2007, s. 13 2 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. 2. utgave, Universitetsforlaget 2007, s. 9

2

(elektronisk nettverk av lenker og noder som kan navigeres av en bruker) var i gang, men hadde ikke enda nådd datamaskinene utenfor universitetskretser.3

På 1980-tallet ble personlige datamaskiner tatt i bruk på arbeidsplassene. Med innføring av tekstbehandlere og regnearkiv ble brukerne selv informasjonsprodusentene. Bedre grafisk grensesnitt gjorde maskinene mer tilgjengelig. PC-ene ble også koblet til lokalnett slik at man enkelt kunne bruke dem som klienter til en større tjenermaskin (server). I forskningen ble det arbeidet med relasjonen mellom bruker og maskin, og hvordan flere etter hvert kunne samarbeide på samme dokument med tekstbehandling og regneark som felles plattformer.4

Ved midten av 1990-tallet kom Internett for fullt, også i private hjem. Mens nettet tidligere i beste fall hadde vært en støttefunksjon for datamaskinen som selvstendig maskin ble det nå gradvis omvendt. Datamaskinen er i dag i første rekke en terminal for Internett. Med sammensmeltningen av datamaskin og nett er ikke beregninger og informasjonsoppgaver bare for datateknologien, men også kommunikasjon. Datateknologien er blitt til digitale medier, og i forskningen har man følgelig fattet interesse for bruken av datateknologiens mange medier, og de tekstene og kommunikasjonsformene som slike medier bidrar til.5

Internett førte til en fullstendig integrering av datamaskinen i de fleste av samfunnets sektorer, slik som handel, forskning, nyhetsmedier, familie og kunst, foruten å være grunnstammen i et utall informasjonstjenester. Organisasjoner av alle slag startet en omstrukturering, ofte med Internett som ryggrad. Det har funnet sted en enorm vekst i antall nettsteder (hundre millioner) og i antall brukere (over en milliard). Vi opplever et informasjons- og kommunikasjonssystem som internasjonaliseres og privatiseres. Forskningen dreier seg i dag mye om konstruksjon og bruk av datamaskiner og Internett. Teknologien blir sett på som både en sosial og teknologisk infrastruktur med en strategisk nøkkelrolle i de fleste sektorene i samfunnet.6

3 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. 2. utgave, Universitetsforlaget 2007, s. 10 4 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. 2. utgave, Universitetsforlaget 2007, s. 10 5 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. 2. utgave, Universitetsforlaget 2007, s. 10 6 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. Universitetsforlaget 2007, 2. utgave, s. 10- 11

3

Historikk – litt om kommunal arkivdanning7

Den administrative fristillingen av kommunene som følge av siste kommunelov, som trådte i kraft 1.1.1993, faller i tid sammen med innføringen av elektroniske arbeidsverktøy i forvaltningen. Kommunene hadde brukt elektroniske datasystem siden begynnelsen av 1980-tallet, men dette var i første omgang regnskaps- og kontorstøttesystem som ikke produserte elektronisk arkivdokumentasjon. De tidligste elektroniske journal- og saksbehandlingssystemene (sak-/arkivsystemene), forutsatte at informasjonen ble skrevet ut på papir, og representerte derfor ikke noen grunnleggende endring av arkivfunksjonen.

Disse tidlige systemene fikk størst innvirkning på arkivorganisasjonen. Sak- /arkivsystemene etablerte en felles database for journalføringen i kommuneadministrasjonen, og knyttet sammen etater som tidligere hadde hatt separat journalføring. Dette gjorde det praktisk mulig med et felles saksarkiv for disse etatene.

Den siste kommuneloven la opp til at hver enkelt kommune kunne få bestemme sin egen organisasjon. Det førte til en mengde omorganiseringer i løpet av 1990-tallet og utover 2000-tallet. Dette skapte arkivmessige problemer, fordi nedleggelse og opprettelse av administrative enheter skulle følges opp med avslutning av enkeltarkiver og opprettelse av nye enkeltarkiver. Dette ble mange steder ikke gjort og arkivene er derfor vanskelige å finne fram i ettertid. Det er vanskelig å identifisere arkivskaper og arkiv fra denne perioden. For å unngå at man i framtiden ble sittende igjen med en rekke arkiv fra arkivskapere med kort levetid, ble sentralarkivet lansert som et alternativ. Hvilken kommune i Troms var den første til å innføre sentralarkiv?

Den mest vanlige arkivorganiseringen i Troms mot slutten av 1990-tallet og begynnelsen av 2000-tallet var et sentralarkiv med felles journalføring for de administrative enhetene i rådhuset og en ordning med at alle andre administrative enheter var selvstendige arkivskapere med egne arkiv og egen postregistrering. Variasjonene gikk på graden av sentralisering: noen

7 Store deler av denne framstillingen bygger Gudmund Valderhaugs artikkel Eit hamskifte i arkiv. Kommunal arkivdanning 1950-2000, publisert i Med Clio til Kringsjå. Festskrift til riksarkivar John Herstad, Novus forlag 2002, Riksarkivaren skriftserie 13, s. 330 – 334

4

kommuner la alle arkivfunksjonene til sentralarkivet, andre valgte å legge de virksomhetene som behandlet sensitive personopplysninger utenfor sentralarkivet. Det ble færre arkivskapere i kommunen.

En forutsetning for innføring av sentralarkiv i kommunen var at det ble benyttet et felles elektronisk sak-/arkivsystem. Bruken av elektroniske verktøy i kommunene skjøt fart på siste halvdel av 1990-tallet. Ved århundreskiftet hadde praktisk talt alle kommuner tatt i bruk elektroniske sak-/arkivsystem, og nesten alle hadde elektroniske fagsystem for spesialisert saksbehandling eller oppgaveløsning, som for eksempel sosialtjeneste, barnevern, pleie- og omsorg, skatteinnkreving, søknadsbehandling osv.

Neste steg i denne utviklingen, skanning av inngående post og elektronisk distribusjon av saksdokumentene ble tatt i bruk av de første kommunene rundt 1998-1999. Til forskjell fra første del av 1990-tallet var det nå tale om datasystem som må regnes som elektronisk arkiv. Både sak-/arkivsystemene og fagsystemene inneholder data som ikke blir – i økende grad ikke kan – skrives ut på papir. Kommunene må derfor utvikle strukturer og prosedyrer som gjør det mulig å bevare de elektroniske arkivene i elektronisk form.

Organisatorisk har kommunen gått fra å ha en desentralisert, spontan og tilfeldig arkivdanning til å få en sentralisert, profesjonell og regelstyrt arkivdanning. Ikke bare ny teknologi, men også arkivloven med forskrifter har vært en viktig pådriver i denne retningen. De fleste har nå et felles sentralarkiv for både elektroniske og papirbaserte arkiv i motsetning til en oppdeling i mange papirbaserte enkeltarkiv tidligere. Kommunen vil etter hvert framstå som en arkivskaper som lager ett enkeltarkiv.

En ser også at grensene for hva som blir regnet som nødvendig å dokumentere i arkivet er blitt flyttet. Mens en i kommunale arkiver fra 1950-tallet ser at bare opphavet og resultatet av en sak, dvs. innkomne brev, vedtak og eventuelt kopi av utgående brev ble arkivert, ser en at det utover på 1970-tallet blir fyldigere og fyldigere saksmapper. En nærliggende årsak til dette er sannsynligvis forvaltningsreglene som kom i løpet av 1960-tallet, og som gjorde det nødvendig å arkivere alle relevante opplysninger i en sak. Kopieringsmulighetene ble i samme periode bedre og bedre, og resulterte i økende grad av dobbeltarkivering.

5

At teknologisk utvikling påvirker omfanget av hva som blir arkivert ser vi på omfanget av journalføringen etter at elektronisk postjournal ble tatt i bruk. Når det ble mulig å registre flere opplysninger enn det som var mulig i de gamle papirbaserte protokollene, så ble det gjort og flere opplysninger ble arkivert.

En arkivteoretiker som har arbeidet med spørsmålet om grensene for hva som blir arkivert er Eric Ketelaar. Han har lansert begrepet arkivalisering8 for å beskrive det bevisste eller ubevisste valget vi tar – og som er bestemt av sosiale og kulturelle forhold – når vi anser noe som verdig å arkivere. Han hevder at kunnskap om disse faktorene er viktig for å forstå arkivene og hva de inneholder.

Fram til slutten av 1980-tallet var det svært få kommuner i Troms som hadde tatt i bruk elektroniske hjelpemidler i arkivforvaltningen9. Det var papiret som rådde grunnen og ulike protokoller og løsbladsystem ble benyttet til møtebøker, kopibøker, journaler og registre.

Da jeg besøkte den første medlemskommunen høsten 1992, hadde de en hjemmesnekret elektronisk postjournal. Ett system for inngående post og ett system for utgående post. Det var først og fremst til tekstbehandling og til postjournal man brukt elektroniske systemer.

Vi er nå i en mellomfase hvor vi skanner inngående post og har både fullelektroniske og papirbaserte arkivdeler. Når fagsystemene blir tilført nødvendig arkivfunksjonalitet åpner det for fullstendig elektronisk dokumentproduksjon og arkivering i kommunen.

Hva kjennetegner den helt eller delvis digitale arkivdanningsprosessen til forskjell fra den analoge?

1. Bådeproduksjonoglagringskjerdigitaltiandreformatogpåandre medium

2. Økendeautomatiseringavprosessen,informasjonfraelektroniske skjema, e-post – registreres inn automatisk

8 Ketelaar, Eric: Tacit Narratives: The Meaning og Archives, i Archival Science Vol 1 No.2 2001
9 Utviklingen innen statsforvaltningen var hurtigere, Noark 1 kom i 1984, Noark 2 i 1987 og Noark

6

3. Økendeselvbetjening,bådeinterneogeksternebrukereinnhenter informasjon selv
4. Organisatoriskfårvifærrearkivskapere
5. Arkivmessigfårvifærrearkiverogarkivdeler/arkivserier
6. Arkivenevokser,detmerarkivmaterialearkivert,ogdetproduseres

   stadig mer informasjon/dokumentasjon i saksbehandlingen, altså en økende arkivalisering. Vi bestemmer oss for at stadig mer informasjon er nødvendig for å dokumentere saksbehandlingen fullt ut.

7. Denfysiskearkivleggingeniomslag,mapperogarkivskapfallerbort.
8. Arkivnøklerbrukesfortsatt,mendethevdesatdeetterhvertvilbli

   overflødige.

Det å ha en god, oppdatert arkivplan er viktigere enn noen gang for å få kontroll med og styre arkivproduksjonen i kommunen.

Sentrale dokumenter for digitalisering av arkivdanningen

Økende bruk av digitale verktøy i hele kommunens virksomhet er en utvikling som er båret fram og ønsket, av sentrale myndigheter og av kommunene selv.

I 2002 kom planen eNorge 2005, som var den første eNorge-planen som var prinsipiell og overordnet. Dette var regjeringens samlete plan for IT-politikk. Ett av de tre overordnete målene for denne politikken var at informasjonsteknologi skulle brukes til å effektivisere offentlig sektor, og til å tilby nye og bedre tjenester til brukerne. I Kap. 5 En moderne offentlig sektor ble det blant annet lagt stor vekt på bedre organisering og effektiv oppgaveløsning og mer brukerorienterte elektroniske tjenester.

For kommunene var det viktig at det ble gjort eksplisitt at elektronisk saksbehandling skulle bli den vanlige arbeidsformen i offentlig forvaltning, og at alle kommuner skulle kunne tilby egnede elektroniske tjenester for å forenkle brukernes hverdag og for å fremme den demokratiske dialogen med befolkningen (s. 24). Det ble snakket ombrukertilpasset informasjon og tjenester på nett, universell utforming, bedre systemer for kundebehandling og

7

– oppfølging, bedre saksflyt og mer fleksible arbeidsforhold. Bruk av Internett som verktøy i samfunnsdebatten ble også vektlagt.

I 2003 la KS fram sitt strategidokument Omstilling med IKT – utfordringer for kommuner og fylkeskommuner. Her ga de råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT til å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. Dokumentet inneholdt også en beskrivelse av tiltak som KS tok sikte på å gjennomføre for å støtte opp om IKT-utviklingen i kommunesektoren; samordning av offentlig IKT-politikk og strategiutvikling, felles arbeid med kravspesifikasjoner og veiledninger samt etablering av et eget IKT-forum for kommunesektoren.

I 2003 kom St.meld. nr. 30 (2002-2003) Norge digitalt – et felles fundament for verdiskapning, som var en del av regjeringens IT-politikk. I meldingen tar man opp spørsmål knyttet til etablering og vedlikehold av infrastrukturen som går under navnet Norge digitalt og som omfatter basis geodata over sjø- og landområdene og tilhørende tematiske geodata om arealer, miljø, naturressurser m.v. Det fordeles ansvar og oppgaver mellom stat, kommune og private for dette.

I 2005 kom planen eNorge 2009 – det digitale spranget, som avløste eNorge 2005 som regjeringens strategiplan for bruk av informasjonsteknologi og IT- politikk. Det handlet her om å utnytte og realisere mulighetene denne teknologien gir.

I innledningen het det at:

Informasjonsteknologi skal understøtte utvikling av en offentlig sektor som leverer best mulig tjenester for ressursene den disponerer. Innbyggernes og næringslivets behov skal stå i sentrum for utviklingen av det digitale Norge.

I Kap. 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor ble to hovedmål formulert: å gjøre borgernes møte med det offentlig enklere og å frigjøre ressurser for å styrke velferdstilbudet. IT skal være et verktøy for å nå disse målene.

8

Gjennom bedre løsninger skal vi flytte færre permer og yte mer pleie. Smart bruk av teknologi sikrer velferd for fremtiden.10

Her antydes det at vi bruker for mye tid på arkivarbeid. Dette er en påstand vi selvfølgelig tar helt avstand fra. Man kan aldri bruke for mye tid på arkivarbeidet! Orden sparer tid og penger.

Elektronisk saksbehandling skal legge til rette for reformer og alternativ organisering av oppgaveløsningen slik at brukere får offentlige tjenester tilpasset deres behov.

Et prioritert tiltak var at det skulle legges til rette for papirløs forvaltning, slik at all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon innen offentlig sektor i hovedsak kan skje elektronisk.

KS fulgte senere opp eNorge 2005 med et eget plandokument eKommune 2009 – det digitale spranget. Visjonen for den digitale kommunen var at eKommunen skulle aktivt utnytte moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv.

Dette innbar at kommunene skulle:

•  Gi innbyggerne mulighet til å velge kommunikasjonskanal, men prioritere den digitale kanalen
•  Ivareta informasjonsbehovet for ulike brukergrupper på kommunens nettside/portal
•  Gi innbyggerne mulighet til å delta i demokratisk dialog på nettet om viktige samfunnsspørsmål
•  Gjøre flest mulig tjenester tilgjengelig på nett
•  Bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet
•  Samhandle elektronisk med andre forvaltningsnivåer og offentlig

  virksomhet for og skapet helhetlige offentlige tjenester

•  Ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling
•  Frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltningen ved bruk av IKT

  10 eNorge 2009 – det digitale spranget, Moderniseringsdepartementet 2005, s. 2 9

I desember 2006 ble St.meld.nr.17 (2006-2007) Et informasjonssamfunn for alle, godkjent i statsråd. Meldingen blir også kalt IKT-meldingen. Det settes her som mål at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet. Tilgang til og bruk av IKT i et samfunn i rask forandring er et virkemiddel for å opprettholde og videreutvikle grunnleggende demokratiske prinsipper som deltakelse og inkludering. Den samfunnsmessige betydning av IKT i fellesskapets tjeneste er uttrykt i meldingen gjennom begrepet digital allmenning. Brukernes behov skal være i fokus, digital gjenbruk til ikke-kommersielle formål skal være mulig og gratis-prinsippet skal gjelde. Stikkord som digital tilgang, universell utforming og digital kompetanse står sentralt.

Dette legger føringer på hvordan kommunen utformer sine tjenester som går på tilgjengeliggjøring av offentlig informasjon, hvordan dere gir publikum tilgang til arkivmateriale.

Det legges stor vekt på at vi bør ha en elektronisk døgnåpen forvaltning som tilbyr gode elektroniske selvbetjeningsløsninger. IKT skal også brukes til å effektivisere og frigjøre ressurser. Dette kan bidra til å styrke velferdstilbudet.

Utfordringer i forhold til personvern i det digitale samfunn ble og viet stor oppmerksomhet. Det ble i meldingen foreslått å etablere en personvernkommisjon som skal gjennomføre en helhetlig statusgjennomgang, og samtidig utrede hvordan personvernet kan unngå å bli skadelidende ved innføring av ny teknologi. Denne kommisjonen la fram sitt arbeid i januar i år da NOU 2009:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn ble presentert.

Det siste dokumentet jeg skal nevne er eKommune 2012 – lokal digital agenda, som KS la fram i 2008. Planen er koblet til KS sin langtidsstrategi for 2008-2012. De ser et økt behov for realisering av gevinster ved omfattende IKT- investeringer, og for en samordnet IKT-utvikling i kommunesektoren gjennom standardisering og felles løsninger.

Her heter det igjen at effektiv bruk av IKT i betydelig grad kan erstatte manuelle prosesser og rutiner, og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteytende virksomhet. Flere mål og tiltak fra eKommune 2009 er videreført i den nye planen.

10

Visjonen for eKommunen er at:

Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e- forvaltning.

Ved å oppfylle målsettingene i eKommune 2012 vil kommunen bidra til å realisere denne visjonen.

Hvorfor legges det så stor vekt på utviklingen av den digitale kommune?

• Av samfunnsøkonomiske hensyn. IKT er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder, og er en av de sterkeste kreftene i nåværende samfunnsutvikling. IKT fører til høy produktivitetsvekst, noe som er like viktig i offentlig som i privat sektor. En effektiv offentlig sektor vil legge til rette for økt produktivitet i privat sektor, er viktig for distriktene og utvikling av lokalsamfunn og for innbyggernes tilgang på oppdaterte tjenester.
• Forventninger fra innbyggere og næringsliv

o Informasjon om kommunens organisasjon, aktiviteter og tjenester

24/7
o Dialog med folkevalgte og administrasjonen på nett
o Innsending av søknader elektronisk
o Innsyn i kommunal saksbehandling
o Tilgang til offentlige data, som postlister, dokumenter, kartdata o Samhandling mellom offentlige virksomheter (registrering av

informasjon en gang)
• Forventinger fra sentrale myndigheter

o Informasjon og tjenester 24/7
o Inkludering og deltakelse for alle i informasjonssamfunnet o Elektronisk samhandling mellom offentlige virksomheter o Effektivisering av forvaltning og tjenesteproduksjon
o Økt tjenestekvalitet
o Tiltak innen informasjonssikkerhet og personvern

Det settes opp konkrete mål og tiltak på en rekke områder:

• Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet
• Tjenester på nett

11

• Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten
• NAV-reformen og IKT
• IKT i grunnopplæringen
• Geografisk informasjon
• Elektronisk handel
• Arkivering og saksbehandling
• Informasjonssikkerhet
• IKT-arkitektur
• Åpne standarder
• Integrasjon av IKT-systemer
• Fri programvare
• Grønn IT
• Bredbånd
• Interkommunalt IKT-samarbeid

  Jeg vil avslutningsvis nevne målene i Kap. 10 Arkivering og saksbehandling:

1. Iløpetav2009skalkommunerogfylkeskommunerhagjennomgåttog etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser.
2. Iløpetav2010skalkommunerogfylkeskommunerhaetablertdigitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi.
3. Iløpetav2010skalkommunerogfylkeskommunerhautarbeidetenplan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangst.

Digitaliseringens betydning

Arkivleder

Vil oppleve en endring av arbeidsoppgaver og endring av ansvarsområdet. Kommunen vil ha behov for en tydelig arkivleder som ikke bare skal ha ansvar,

12

men også myndighet. Det vil bli mindre av de utførende og mer av de kontrollerende oppgavene.

Kompetansekravet til arkivledere vil endre seg mot at det kreves mer formell utdannelse, og mer IT-kompetanse. Arkivlederne vil få en nøkkelstilling innenfor samfunnets informasjonsforvaltning.

Arkivleder må kjenne godt til regelverket, og skal kunne riktig og god bruk av kommunens arkivsystem. Viktig oppgaver blir å kvalitetssikre andres registreringer, holde oversikt over saker og dokumenter, utføre restansekontroll, hjelpe til med søk og framfinning av eldre saker og ta initiativ til periodisering og avlevering.

Arkivleder skal følge opp, hjelpe til, motivere og disiplinere øvrige deltakere i arkivdanningsprosessen; arkivmedarbeiderne, saksbehandlere og ledere.

En viktig oppgave blir også å jobbe med samarbeidskulturen og arkivkompetansen i egen organisasjon, og sørge for å holde egen og sin organisasjons arkivkompetanse oppdatert.

Saksbehandlerne

Saksbehandlerne vil få et større ansvar for dokumenthåndteringen enn tidligere, avhengig av hvilke rettigheter og oppgaver de blir tilkjent i systemene som brukes. Som følge av dette vil de få nye rutiner og arbeidsoppgaver. De vil i større grad måtte hente inn saker og informasjon på egen hånd, og må bevisstgjøres på at mye av dokumentforvaltningen vil inngå i saksbehandlingen for eksempel i forhold til registrering av e-post etc.

Saksbehandlerne vil oppleve økte krav om å følge standarder og retningslinjer for saks- og dokumentbehandling, og vil få et større ansvar og mer aktivt forhold til arkivering og informasjonsflyt.

Arkivorganisering og nye oppgaver

Innføring av elektronisk saksbehandling og tjenesteyting fører til behov for en omstilling av måten kommunen løser sine oppgaver på. Arkivfunksjonen blir

13

ytterligere sentralisert, og det vil bli behov for en tettere integrering av arkiv- og saksbehandlingsrutinene.

Dette vil også få stor betydning for brukernes kommunikasjonsmåte med kommunen.

Arne Skivenes: Arkiv og samfunn. Det som har vært og det som kan bli, s. 2:

Med innføring av databasebasert saksbehandling går arkivet over fra å være et internt hjelpemiddel hos arkivskaper til å bli en del av grensesnittet mellom forvaltning og publikum. Det er en kvalitativ forandring.

Fra å være en produksjonsteknologi som gjør arbeidet vårt lettere, har datamaskinen utviklet seg til å bli en kommunikasjonsteknologi11 som etablerer direkte kontakt mellom kommunen og dens innbyggere. Datamaskinen er gått fra å være et personlig arbeidsredskap til å bli et redskap for menneskelig kontakt.

Dette er det kanskje verdt å reflektere litt over. Gir det arkivtjenesten en annen rolle i forhold til publikum og egen organisasjon? Noen må ha oversikt over kommunens arkivdokumenter, hvor de finnes og hvordan tilgang kan gis også til eldre arkivmateriale. Det er en utrolig viktig oppgave å veilede både publikum og egen organisasjon i bruk av kommunens arkiver. Dette krever gode evner til kommunikasjon.

Forskning har vist at man leser nettsider på en helt annen måte enn man ser en film eller leser en bok. En tekst leder til en ny tekst. I hypertekstens verden finnes ikke en tradisjonell lineær framstilling av et emne eller en hendelse Vi må oppsøke mange kilder og sette sammen bildet selv. For å få gyldig kunnskap må vi ha evne til kildekritikk, og oversikt over hvordan informasjon henger sammen. Det vil derfor bli behov for en arkivtjeneste som kan veilede publikum, og hjelpe til med å se helhet og sammenheng mellom ulike saksforhold.

Vil dette gi arkivet mer makt?

11 Haraldsen, Arild: Den forunderlige reisen gjennom datahistorien, Tano Aschehoug 1999, s. 266 14

Utfordringer

Langtidslagring

IKAT vil være et redskap (som arkivdepot) som kan sikre at bevaringsverdig arkivmateriale i digital form blir tatt vare på og sikret for samtid og ettertid. I tråd med de sentrale målsettinger i eKommune 2012 skal dere innen 2010 ha etablert digitalt saksarkiv i tråd med gjeldende standarder, og rutiner for avlevering til digitalt deponi.

Så langt har bare Målselv, Torsken og Storfjord inngått avtale om å bruke IKAT som depot for elektronisk arkivmateriale.

Økende arkivalisering

Over tid kan vi arkivarer ikke unngå å legge merke til at forvaltningen tar vare på mer informasjon enn tidligere. Noe av årsaken til at mer og mer informasjon regnes som viktig dokumentasjon, og blir til arkiv ligger i større bevissthet omkring enkeltmennesker demokratiske rettigheter, og behovet for å kunne dokumentere saksbehandling og vedtak rettet mot enkeltpersoner i ettertid. Både SMS, e-post, lydopptak og digitale foto vil i økende grad bli lenket til tekstdokumenter og bli en del av saksdokumentasjonen. Denne økende arkivaliseringen fører til at arkivmengdene øker, og det blir stadig større mengder å søke igjennom når vi skal finne saker og dokumenter.

En annen årsak til at vi tar vare på mer kan være at det er billigere og enklere. Digital informasjon tar fysisk sett mye mindre plass, og utgiftene til disker, CD- er og DVD-er blir stadig mindre. Lagringskapasiteten blir stadig utvidet og prisen stadig lavere.

Søk og framfinning over tid

På sikt vil mengdene arkivmateriale som er bevart øke drastisk. Mulighetene for å kunne søke og finne den dokumentasjon man leter etter i ettertid må derfor vies oppmerksomhet.

15

Forskere har brakt på det rene at det å finne den rette informasjon er ikke bare et spørsmål om å søke; det å forberede data for lagring (og søk) er minst like viktig.12

I øyeblikket er det ingen søkeindekser som eksplisitt tar hensyn til en gradvis betydningsendring over tid. De er for statiske og vil gi manglende presisjon når brukerne formulerer søk basert på nåtidig begrep for å finne gamle emner og eldre begrep for å finne gamle nåtidige.13

Å redusere semantisk flertydighet vil øke kvaliteten på søkeresultatene. Det kan derfor være en fordel å ha fokus på et lengre tidsperspektiv når man forbereder, indekserer og spesielt lagrer data.14

Søk og gjenfinning er altså et problem enten materialet er analogt eller digitalt. Sukk!

Selv om materialet er lagret digitalt er ofte kvaliteten på registreringen så dårlig at gjenfinning nesten er umulig for andre enn den som skrev dokumentet (og knapt nok han). Det er også problemer forbundet med å finne dokumenter som ikke blir registrert i postjournalen….

Kunnskapen om hvordan materialet ble skapt er utrolig viktig for framfinningen. Hvordan vi registrer, indekserer, lager stikkord og søkeord vil forandre seg over tid. Forståelsen av hvordan informasjon er oppstått er viktig for å finne den. Derfor blir arkivplanen og beskrivelsene av systemer og rutiner viktige hjelpemidler fordi de gir viktig informasjon om arkivmaterialets proveniens.

Demokratisk deltakelse – det digitale skille

Utviklingen på arkivfeltet skjer i takt med samfunnet for øvrig som snart er gjennomdigitalisert. Digitale verktøy brukes i alle sammenhenger fra å søke på jobb, levere selvangivelse, holde kontakt med familie og venner, på

12 Mestl, Cerato, Ølnes, Myrset og Gustavsen: Tid som utfordring – utfordrende tider for framtidens informasjonssøk, publisert i Arkivråd 4 /08, s. 28
13 Mestl, Cerato, Ølnes, Myrset og Gustavsen: Tid som utfordring – utfordrende tider for framtidens informasjonssøk, publisert i Arkivråd 4/08, s. 30

14 Mestl, Cerato, Ølnes, Myrset og Gustavsen: Tid som utfordring – utfordrende tider for framtidens informasjonssøk, publisert i Arkivråd 4/08, s. 30

16

arbeidsplassen, til lek og moro, til underholdning, til arbeid, til samfunnsdeltakelse osv.

Det forventes at all offentlig informasjon og tjenester skal finnes på nett, og det forventes at også eldre arkivmateriale etter hvert skal finnes på nett (for eksempel byggesaker, eiendomsopplysninger).

Nye generasjoner er vant til å finne den informasjon de trenger ved hjelp av Internett, og vil etterspørre mer og mer.

Internett og digitale medier kan utvide demokratiet ved at individet kan delta mer direkte i beslutningsprosesser. Nettet kan bli et redskap til å si i fra, protestere og til å delta i avstemninger og valg. Dette kan bidra til å fremme konkurransen mellom ulike syn, og forbedre flyten av informasjon mellom beslutningstakere og befolkning. Men det kan også gjøre det vanskeligere å finne fram i informasjonsjungelen, og kvaliteten på informasjon som er lagt ut varierer voldsomt. Bruken krever en kompetanse ikke alle har.15

Elektronisk samhandling forutsetter at brukerne har digital kompetanse. I IKT- meldingen Et informasjonssamfunn for alle, blir digital inkludering vektlag og det forutsettes at tiltak for å sikre digital tilgang, universell utforming og digital kompetanse blir satt i verk.

Digital tilgang dreier seg først og fremst om å sikre alle et godt teknologisk tilbud gjennom tilgang til Internett. Bosted skal ikke være avgjørende for mulighetene for å delta i informasjonssamfunnet eller ikke. Universell utforming av IKT-løsninger er en forutsetning for at alle skal kunne delta, også mennesker med ulike funksjonshemninger. Digital kompetanse i hele befolkningen er viktig, og fokuset på opplæring og videreutdanning vil måtte være stort.

Begrepet det digitale skillet referer opprinnelig til forskjeller i ulike gruppers tilgang til og eierskap til datamaskiner, og kom alminnelig bruk fra midten av 1990-tallet. Etter hvert ble begrepet også brukt om ulikhetene i tilgang til Internett. Det vises til et skille mellom de som har tilgang til datamaskiner og

15 Liestøl, Gunnar og Rasmussen, Terje: Digitale medier. En innføring. Universitetsforlaget 2007, 2. utgave, s. 110

17

Internett og de som ikke har det.16 Undersøkelser viser at det er store forskjeller på dette området også i Norge.

Forskning viser nokså klart at IKT-revolusjonen forsterker eksisterende sosiale skiller og at minoriteter og de med minst utdanning i stor grad blir stående utenfor.17

Etter hvert som denne utviklingen fortsetter og teknologien for alvor blir bindeleddet mellom innbyggerne og kommunen vil de som har problemer med å beherske informasjonsteknologien miste nok en måte å kunne søke innflytelse på i det politiske systemet.18

For at den moderne teknologien skal kunne bidra til at tilgangen til informasjon virkelig blir bedre må den ikke bygge opp under allerede eksisterende skiller i befolkningen. Dette betyr at det må legges stor vekt på presentasjon. Grunnleggende krav til universell utforming må være tilfredsstilt allerede i utgangspunktet.

Mange vil hevde at nye medier umulig kan bidra til et styrket demokrati, fordi de er skapt og solgt av gigantiske aktører som IBM og Microsoft. Likevel er Internettets desentraliserte struktur velegnet til fri og åpen bruk, uavhengig av hvilke selskaper som måtte stå bak tjenermaskiner elle nettlesere. Endringer skje imidlertid kontinuerlig, og Internett er ikke nødvendigvis ikke alltid en åpen infrastruktur. Utviklingen bør følges med et kritisk blikk.19

Personvern

Samfunnsutviklingen medfører en stadig økende registrering og bruk av personopplysninger. Personvernet, det vil si enkeltpersoners rett til å beskytte sitt privatliv, og retten til selv å bestemme hvem som skal vite hva og hvordan

16 Lindbach, Harald: Det digitale skillet, upublisert manuskript 2008, s. 1
17 Shelly, Thrane og Shulman: Lost in Cyberspace: barriers to bridging the digital divide in e-politics. I Int.j.Internet and Enterprise Management, vol. 4, no.3, 2006, s. 239
18 Lindbach, Harald: Det digitale skillet, upublisert manuskript 2008, s. 9
19 Liestøl, G. og Rasmussen, T.: Digitale medier. En innføring. Universitetsforlaget 2007, 2. utgave, s. 121

18

opplysninger om en selv skal benyttes, er under press som følge av den teknologiske, administrative og økonomiske utviklingen.

Hensynet til personvernet taper ofte i kampen mot andre samfunnshensyn, og det er som det påpekes i NOU 2009:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn, særlige utfordringer i forbindelse med å ivareta personvernet i et digitalt miljø.

Personvernet må betraktes i forhold til samfunnets interesser og andre rettigheter. Det konkluderes med at personvernet primært ikke må betraktes som et instrument for ytringsfrihet og fri offentlig diskusjon, men bør gis en selvstendig begrunnelse i menneskerettslige prinsipper og moralsk respekt.20

Personvernkommisjonen har drøftet NAV-reformen som et eksempel på samarbeid og informasjonsutveksling hvor personvernet settes på prøve. 21

Personvernkommisjonen anbefaler at personvernet, herunder retten til privatliv og personopplysningsvernet grunnlovfestes i Norge.22 Det er også foreslått endringer i personopplysningsloven som medfører at Datatilsynet kan gi gebyr ved brudd på loven.

Det store arbeidspresset arkivtjenesten opplever kan føre til at flere feil blir gjort, og konsekvensene av uhjemlet innsyn blir større enn tidligere. Informasjonen kan spres over hele verden. Personvern må derfor alltid være et tema i arkivdiskusjoner. Særlig i forbindelse med løsninger for tilgjengeliggjøring og formidling.

Flere har påpekt at en av følgene av mer åpenhet kan være mindre demokratisk deltakelse. Når brev man sender til kommunen blir lagt ut på Internett og lest av naboen vil det på sikt kanskje rett og slett forhindre innbyggerne i å ta kontakt med kommunen.

Datatilsynets leder Georg Apenes har uttalt: Privatlivets fred forstyrres når det ikke finnes et alternativ til digital kommunikasjon med forvaltningen på 3 nivå.

20 NOU 2002:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn, s. 18. 21 NOU 2002:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn, s. 23 22 NOU 2002:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn, s. 26

19