Innsyn i eldre kommunalt arkivmateriale – uproblematisk?
av rådgiver Frøydis Antonsen
Av arkivlovens formålsparagraf går det fram at arkiv som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertida.1 Gjennom ordning og katalogisering av eldre og avsluttet arkiv legges det til rette for at arkiv kan benyttes som kilder til forskning. Arkivinstitusjonene ønsker nettopp at flere skal forske i kommunalt arkivmateriale.
Men det er selvsagt ikke fritt fram. Samtidig som lovverket sikrer oss retten til å benytte eldre arkiv til nye formål, skal det også ivareta og verne enkeltpersoner mot at sensitiv informasjon blir gjort kjent. Arkivloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og personopplysningsloven, samt en rekke særlover, har bestemmelser som regulerer tilgang til arkiv og som samtidig gir enkeltmennesker og grupper nødvendig beskyttelse.
Erfaringene våre viser at både lokalhistorikere og forvaltning har liten kunnskap om framgangsmåte og lovverk når det skal søkes om innsyn. I noen tilfeller har rådmenn gitt lokalhistorikere generell tilgang til arkivmateriale basert på at rådmannen som øverste administrative leder skal kunne gi en slik tilgang – også til taushetsbelagt materiale. Det er videre uklart for dem som har gitt slikt uhjemlet innsyn, hva som kreves for å bli betegnet som forsker.
Dette aktualiseres særlig når det ønskes innsyn i arkivmateriale fra perioden 1948-1971. Det vil si perioden hvor forvaltningslovens krav om taushet på 60 år ennå ikke er falt, men før offentlighetsloven trådte i kraft i 1971.
I journaler og registre med tilhørende saksarkiv som ble dannet på slutten av 1940-tallet og utover 1950- og 1960-tallet, er det ikke skilt mellom offentlige opplysninger og sensitive opplysninger som er underlagt taushet. For å få benytte arkivmaterialet til forskningsformål, må det derfor i mange tilfeller søkes om innsyn, avhengig av omfang og forskingsmål. Det må søkes om tilgang når arkiv inneholder opplysninger som er underlagt taushet eller er unntatt offentlighet etter offentlighetslovens bestemmelser.
Forvaltningslovens (1967) bestemmelser om taushet omtales i § 13. De fleste opplysninger som er underlagt taushet har en varighet på 60 år, med unntak av adopsjons- og barnevernssaker (100 år)2. Arkivmateriale eldre enn 1947 er forbi sperregrensen på 60 år.
I denne sammenhengen er det viktig å presisere at også forskeren har taushetsplikt. Dette innebærer at forskeren kan bruke disse opplysningene som grunnlag for å trekke generelle konklusjoner, men opplysningene kan ikke bringes videre på en slik måte at de kan tilbakeføres til en enkelt person eller identifiserbare personmiljøer.3
Offentlighetsloven trådte i kraft i 1971. I lovens hovedregel (§ 2) heter det at forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.
1 Arkivloven § 1 Føremål
2 Barnevernssaker er taushetsbelagt i 100 år jf. § 10 i forvaltningsforskriften av 15.12.2006 3 Tor Breivik, artikkel i Arkheion 1/2006, Tie er gull s.10
Offentlighetsloven er ikke tilbakevirkende, men den er likevel retningsgivende. Det vil si at selv om loven ikke eksplisitt gir oss en rett til innsyn i dokumenter før 1971, er det heller ingen ting som taler for det motsatte.
Ny offentlighetslov vil tre i kraft fra 1.7.2008. I motsetning til gjeldende lov vil den nye loven også gjelde for dokumenter eldre enn 1.juli 1971, og vil da gi en lovbestemt rett til innsyn i eldre arkiv.
Departementet har følgt opp forslaget frå utvalet om at lova også skal gjelde for dokument som er eldre enn 1. juli 1971. Som følgje av dette foreslår departementet heimlar som gir Kongen høve til å fastsetje særlege reglar om unntak og om korleis innsyn skal bli gitt for å ivareta arkivtekniske omsyn når det blir opna for innsyn i eldre arkivmateriale.4
Innsyn i eldre arkiv vil bli beskrevet i forskrift til ny offentlighetslov.
Hvem avgjør søknad om innsyn?
Forskere kan få tilgang til taushetsbelagt arkivmateriale: Når det finnes rimelig og ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser, kan departementet bestemme at et forvaltningsorgan kan eller skal gi opplysninger til bruk for forsking, og at dette skal skje uten hinder av organets taushetsplikt etter § 13.5
Søknad om tilgang til kommunalt arkivmateriale som omfatter taushetsbelagte opplysninger skal gå via rådmannen til gjeldende departement. Det vil si at hvis man som forsker søker innsyn i arkivmateriale som omfatter skole/utdanning skal søknaden vurderes av Kunnskapsdepartementet. Gjelder søknaden flere kommunale saksområder kan det være slik at flere departement må uttale seg.
Søknader om innsyn i statlige arkiv i arkivdepot er lagt til Riksarkivaren og Arkivverket. Det ser ut til at samme ordning vil bli gjort gjeldende for arkivmateriale med kommunalt opphav som blir deponert hos et statsarkiv6 etter avtale mellom kommunen og det statlige arkivverket. Dette har blant annet bakgrunn i at Statsarkivet i Oslo kan bli depot for en del kommuner i Akershus. I praksis vil det si at forskere som søker om innsyn i kommunalt materiale i depot hos en kommunal arkivinstitusjon, må gå veien om vedkommende departement (er), mens søknader om innsyn i kommunalt arkivmateriale deponert hos et statsarkiv vil bli behandlet i Arkivverket på linje med statlige arkiver. Det er da grunn til å stille spørsmål om vurdering av innsynsforespørsler fra forskere og andre bør delegeres til kommunale/fylkeskommunale arkivinstitusjoner med depotfunksjon. Dette vil legge forholdene enda bedre til rette for forskning i kommunalt arkivmateriale.
4 Ot.prop, nr. 102 (2004-2005) Om lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), s.89
5 Forvaltningsloven § 13d
6 Korrespondanse mellom Riksarkivet, Kultur- og kirkedepartementet og Justisdepartementet om Riksarkivarens fullmakt til å treffe vedtak etter forvaltningslovens § 13 d.
