Kommunearkivet – skattekiste, rettighetsverner og historieformidler

Foredrag holdt på Arkivenes dag i Harstad kommune 8.11.2003 Av Hilde Elvine Bjørnå

Innledning

Som tittelen på mitt foredrag sier skal jeg snakke om ulike sider ved et kommunalt arkiv. Jeg skal begynne med å gi en del praktiske opplysninger om bruken av arkivmaterialet i Harstad kommunearkiv. Deretter gå nærmere inn på hva jeg mener med at arkivet er en skattekiste, en rettighetsverner og en historieforteller – gi en beskrivelse av hva kommunearkivet kan brukes til og hvordan ulike publikumsgrupper kan bruke arkivet. Avslutningsvis vil jeg komme inn på aktuelle tiltak framover.

Først om bruk av arkivmaterialet i Harstad kommunearkiv

I Harstad kommunearkiv finnes arkivmateriale fra tidligere Trondenes herredskommune som ble opprettet i 1838. Fra 1904 ble Harstad skilt ut fra Trondenes som eget ladested. I 1926 ble Sandtorg og Skånland også skilt ut fra Trondenes. I 1964 gikk Trondenes og Sandtorg inn i Harstad kommune. Materialet i kommunearkivet er altså fra Harstad, Trondenes og Sandtorg kommuner.

Arkivet er som det meste av den kommunale virksomhet en publikumsservice. Harstad kommunearkiv sine publikumstjenester er under oppbygging. Publikum har adgang til å besøke kommunearkivet, som i prinsippet er åpent i kommunens åpningstider. Bemanningen tilsier imidlertid at det er lurt å ta kontakt først for å forsikre seg om at det er personale til stede. Bruker dere arkivet mye vil behovet for økt bemanning bli tydeliggjort, og bidra til økt tilgang gjennom økte bevilgninger. I organisasjonen hører arkivet til Administrasjonsenheten. Bevaring av arkiv er ikke bare et spørsmål om administrasjon og forvaltning, men det gjøres også for å sikre kildemateriale og kulturelle verdier for samtid og ettertid.

Det som er gjort hittil for å bedre tilgangen til arkivene er:

1. Innredning av arkivlokaler som skal huse alle papirarkiver fra Harstad kommunes

   administrasjon, inkludert arkivene etter sammenslåingskommunene Sandtorg og Trondenes.

   Lokalene sto ferdig i oktober 2002.

2. Tilgjengeliggjøring av 54 hyllemeter eldre arkivmateriale, hovedsakelig fra Trondenes

   kommune. Om lag 150 hyllemeter gjenstår. Materialet er ordnet og katalogisert av IKAT i Tromsø, det vil si at materialet er gjennomgått og registrert i en arkivkatalog. Denne katalogen får publikum ved henvendelse til Harstad kommune eller ved hjelp av IKATs hjemmesider på www.ikatroms.no.

Brukere kan rette spørsmål til IKAT som har ordnet materialet, og kjenner det godt. Vi kan gi veiledning og informasjon om relevante kilder. Arkivmateriale som ikke er systematisert, ordnet og registrert er i utgangspunktet ikke åpent for publikum, men så lenge man kan finne det, og det ikke er skadet eller unntatt fra offentlighet, kan publikum få bruke det.

Hva mener jeg med at kommunearkivet er en skattekiste, rettighetsverner og historieformidler?

-1-

Kommunearkivet som skattekiste

Hvordan kan kommunearkivet være en skattekiste? Da vil jeg fortelle om en personlig erfaring. I kommunearkivet etter en kommune nord i fylket skulle jeg registrere en rekke skoleprotokoller. Ved en tilfeldighet oppdaget jeg navnet til min bestemor (hun hadde et spesielt navn). Det var sirlig registrert i skoledagboka når hun var født, når hun møtte på skolen og hvor ofte hun var borte (hun var svært ofte hos sine besteforeldre i ei lita nabobygd). Denne oppdagelsen fylte meg med stor lykke! Jeg var glad lenge etterpå. Glad fordi jeg ved å lese dette fikk en opplevelse av min bestemors historie. En del av hennes barndom ble levende for meg. Jeg ble forvandlet fra å være tilskuer til andres historie til en deltaker. Jeg fikk en opplevelse av å tilhøre en historie.

På samme måte kan dere, og alle som har tilknytning til Harstad, gjennom kommunearkivet få en opplevelse av å møte historien direkte. Arkivene kan gi dere denne opplevelsen, som er en helt unik erfaring. Som historikeren Teemu Ryymin har sagt i et foredrag så er arkivet: «selve mysteriekammeret; stedet der man kan undre seg, være en historisk detektiv og forhåpentligvis oppleve lykkerusen ved et funn i materialet.» Han har også sagt at «det kicket man får når de gamle papirene, hentet fra en tykk, gammel mappe eller arkivboks, viser seg å kaste lys over noe man lenge har slitt med, er bare ubeskrivelig.»

I arkivene finner vi spor. Vi finner informasjon om familiemedlemmer, huset vårt, gata vår, bygda eller byen vår. Vi blir kjent med historien deres. Vi kan oppnå forståelse og kunnskap – og blir kanskje enda mer glad i mennesker, hus eller steder vi allerede bryr oss om – eller kanskje var helt likegyldige til. Arkivmaterialet gir oss biter av historien – gjør oss kjent med – og utvikler den kjærlighet vi har til for eksempel byen vår.

I dag påstår mange at alt man trenger å vite finnes på Internett. Jeg vil påstå at Arkivet er bedre enn Internett. Det er en annen opplevelse – en varmere opplevelse. En opplevelse man blir klokere av fordi informasjonen er en del av en kontekst, og i mindre grad løsrevne fragmenter. Arkivene er blitt til i en sammenheng, og denne sammenhengen dokumenteres i selve arkivet.

Hva betyr det at kommunearkivet er en rettighetsverner?

Kommunearkivet som rettighetsverner

Kommunearkivet sikrer at kommunens virksomhet er dokumentert og lar seg etterspore. Det skal verne om enkeltindividers juridiske rettigheter, og det skal sørge for at dokumenter kommunen har utarbeidet som en del av sin saksbehandling er forsvarlig sikret. Offentlighetslovgivningen sikrer at allmennheten har innsyn i kommunens saksbehandling. En viktig oppgave for arkivet er å gi publikum innsyn i saker som er til behandling og sørge for at alle som er part i en sak får de opplysninger de har krav på – enten dette var noe som skjedde i går, for 10, 20 eller 100 år siden.

Mye av materialet som kommunen produserer er relatert til tiltak rettet mot enkeltpersoner. Det være seg klientmapper fra sosialtjeneste og barnevern, elevmapper fra grunnskole og PPT, pasientjournaler fra legekontor, helsekort for barn, oversikt over brukere av pleie- og omsorgstjenester, osv. Dette er materiale som personene det angår har rett til innsyn i etter spesielle regler. Erfaringer fra andre norsk kommunearkiver viser at etterspørselen etter slikt materiale øker. Stadig flere har kontakt med det kommunale hjelpeapparat, og stadig flere har behov for å gå opp igjen fortiden – for å bearbeide denne eller søke erstatning.

Kommunen har avtale med IKAT som gir hjelp til å sikre dette materialet mot uhjemlet innsyn og ulovlig bruk. Og vi skal sikre at de som etterspør opplysninger om seg selv, og sin kontakt

-2-

med det offentlige, får tilgang til de opplysninger de har krav på. Dette er selvfølgelig ikke materiale som er åpnet for allmennheten før sperregrensen er passert etter 60, 80 eller 100 år.

Kommunens befolkning har krav på at kommunene bevarer arkiv og gir innsyn i saker som er til politisk behandling i styrer, råd og utvalg, saker om oppmåling og deling av eiendommer, byggesaker, planer for jordbruk og skogbruk, skatt og avgifter osv. Kommunen skal sørge for at materiale som er offentlig blir tilgjengeliggjort, og for at materiale som har sperrefrist ikke blir åpnet før tidsgrensen er nådd. Dette er rettighetsvern.

Kommunearkivet som historieformidler

I kommunearkivet sikres kilder til kunnskap om kommuner og lokalsamfunn. Og vi skal sørge for at de er tilgjengelige for, og blir formidlet til, ulike brukergrupper. Vi vil at kommunearkivet skal bli en aktiv deltaker i det kulturelle landskap, ikke en passiv mottaker av dødt materiale. Kommunen bør medvirke til at tilgang til lokalsamfunnets arkiver blir en del av et samlet kulturengasjement og kulturtilbud. Kommunearkivet skal være et senter for informasjon, dokumentasjon og historieformidling.

Hva kan man hente i kommunearkivene?

Kommunearkivene utgjør de største, og viktigste, lokale samlingene av originaldokumenter fra 1837 fram til i dag. De gir et bilde av lokalsamfunnets og regionenes politiske, sosiale og økonomiske liv så vel som innblikk i enkeltpersoners skjebne. Det er av vesentlig betydning at kommunalt arkivmateriale blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid fordi:

•   I alt arbeid med fortiden – i alle fag – er arkivene viktige.
•   Arkiv har i motsetning til bibliotek og museum mer kontekstbasert informasjon. Arkiv

  formidler en bredere historie – gir mer utfyllende fortellinger fra fortiden, mer «kjøtt på

  beinet».

•   Arkivet beriker og fyller ut informasjon som finnes andre steder.

  Hva kan ulikt materiale i kommunearkivet belyse?

•   På det politiske nivå vil for eksempel materiale fra valgstyret vise politisk rekruttering,

  geografisk og sosial representasjon, kjønnsmessig utvikling eller velgernes behandling av listene. I materialet fra formannskap og herredstyre/kommunestyre kan vi se hvilke saker som blir behandlet, hva som er viktig, om det finnes partipolarisering og geografiske skillelinjer. Fra nemnder og utvalg finnes et rikt materiale. Kanskje vil protokollen etter 17. mai komiteen si noe om forholdet mellom overklasse/borgerskap og allmuen før krigen og om fellesskapsfølelse og dugnadsånd etterpå?

•   På det sosiale nivå vil likningsprotokoller kunne si noe om sosial lagdeling og generell velstandsutvikling. Materiale fra kommunale arbeidskontor vil vise tiltak mot arbeidsledighet – hvor stor var egentlig arbeidsledigheten på 1930-tallet?
•   På det økonomiske nivå kan vi finne opplysninger om infrastrukturbygging (telefon m.v.) og næringspolitikk. For eksempel kan Jordstyret protokoller vise interessen for nye dyrkningsmetoder og lignende.

  I kommunearkivet får en svar på de fleste spørsmål, men kommunearkivene er lite brukt. Hva forhindrer bruk?
  1. Ordningstilstanden. Mye av materialet er ikke tilgjengeliggjort gjennom ordning og

  katalogisering. Fram til 1960-tallet var det heller ikke vanlig med noen samlet administrasjon i en fast bygning, noe som førte til tilfeldig oppbevaring. En god del materiale er også forsvunnet i forbindelse med kommunesammenslåinger. Vi har hørt rykter om at en del

-3-

materiale fra Sandtorg kommune forsvant i ei opprydding. Søppelsekker er ikke et lurt sted å oppbevare arkivmateriale! Det blir behandla som søppel. Uvurderlig materiale fra Sandtorg kommune er borte for alltid.

2. Tilgjengeligheten er også avhengig av lokaler, bemanning, kataloger og lovgivninga som begrenser innsynet. Reglene som skal gi forskere innsyn i taushetsbelagt kommunalt arkivmateriale er unødvendig kompliserte. Det burde vært opp til kommunen selv å avgjøre slike saker og ikke, som i dag, det aktuelle departement.
3. Kunnskap om kommunen og innholdet i kommunearkivet er mangelvare. Dette skaper en kunnskapsbarriere, som bare kan overkommes ved aktive formidlingstiltak. Arkivarene som ordner og katalogiserer må ha ansvaret for formidling og kontakt med brukere. Det må skapes en dialog og møteplass for arkivet og publikum. En vesentlig del av vår kulturarv er ukjent for folk flest. Alle arkivarer er enige om at dette ikke kan fortsette. Formidlingsoppgavene må bli tatt på alvor.
4. Tidsnød for elever/studenter/forskere. På alle nivå i norske utdanningsinstitusjoner rasjonaliseres det med den tiden som står til rådighet for egne forskningsoppgaver. Det er da lettere å gå til sekundærlitteratur og trykte kildesamlinger, som er enklere å få ta i og til en viss grad gir en fortolkning av primærkildene. Skal man bruke kommunearkivet må man ha en plan før man går inn i materialet ellers kan man drukne i det store omfanget.

Hvordan kan kommunearkivet brukes av ulike grupper?

Barnehager kan komme og se på hva arkiv er, og hvordan vi sorterer og tar vare på arkiv i mapper, bokser og pakker. Vi viser hvordan vi tar vare på «gamle dager» og fokuserer mindre på innholdet i arkivet. Etter jul skal IKAT ha besøk av ei barnehagegruppe for første gang. Vi er veldig spente på hvordan det går.

Grunnskoler og videregående skoler kan bruke arkiv i prosjektarbeid i fag som historie, samfunnsfag, matematikk (kommunale regnskaper og budsjetter), norsk osv. Dette krever nok at lærere setter seg inn i arkivmaterialet på forhånd.

Høyskoler og Universitet kan bruke materialet i forskningsoppgaver på ulike nivå og av ulikt omfang. For eksempel kan studenter ved vernepleierutdanninga ved høyskolen i Harstad se på hvordan det arbeidet de utdanner seg til ble utført i tidligere tider. Materiale kan brukes i semesteroppgaver, eksamensoppgaver (hjemmeeksamen), hovedfagsoppgaver, doktorgradsarbeid og mange andre typer forskning.

Lokalhistorisk interesserte vil kunne bruke arkivene for å samle stoff til årbøker, avisartikler, jubileumsskrifter osv.

Slektsforskere vil kunne bruke alle typer personrelaterte kilder som likningsprotokoller, skoleprotokoller, materiale fra fattigkasse, overformynderi og vergeråd. Dette kan brukes til å fylle ut bildet en får gjennom å granske statlig materiale som kirkebøker, folketellinger og ulike manntall – der det for mange slektsinteresserte er naturlig å begynne.

Aktuelle tiltak framover

Når er hele kommunearkivet i Harstad tilgjengeliggjort? Det avhenger litt av personalsituasjonen ved IKAT, hvis det ikke blir for mange permisjoner regner vi med at vi i 2007 er ferdige med alt materialet til og med 1963.

-4-

Vil det bli satt i verk flere formidlingstiltak? Det er et ressursspørsmål. I kulturmeldinga tar regjeringen til orde for å bedre befolkningens tilgang til den samfunnsdokumentasjon og de kulturverdier som arkivene representer, og skape balanse mellom offentlig og privat kildemateriale. Det skal komme flere statlige midler, spesielt til bevaring av privatarkiver og formidlingstiltak. Det er mulig å søke eksterne midler til formidling blant annet fra «Den kulturelle skolesekken» som fra 2003 disponerer tippemidler.

ABMU – et nyopprettet senter for arkiv-, bibliotek- og museumsutvikling har også prosjektmidler til formidlingstiltak som er nyskapende og har overføringsverdi. I og med at norske arkiver har en svak formidlingstradisjon vil det antakelig ikke være vanskelig å få støtte. Dette er noe kommunen og IKAT må gjøre i fellesskap. Uansett vil alle tiltak være avhengig av lokal kunnskap, interesse og støtte. De lokale ressurser som finnes i Harstad må oppspores og frigjøres.

Det finnes mange muligheter for publikums deltakelse i å bevare lokal historie. For eksempel ser dere at vi har brukt enkelte postkort som finnes i kommunearkivet i utstillingen. I et arkiv i Nederland, som vi besøkte på en studietur, hadde de en kjempestor samling av postkort som gjennom tidende viste utviklingen i bygninger, landskapet, klesdrakt, teknologi m.m. Noe slikt kan også Harstadværingene få til. Det er også mulig å overlevere arkivmateriale funnet på loft eller kjeller «arvet» eller tilfeldig oppbevart, enten det er kommunalt eller etter private arkivskapere som enkeltpersoner, lag og foreninger, bedrifter eller organisasjoner.

For å bruke arkivet må du vite at det finnes og hva som finnes der. Nå vet dere som er her i dag at Harstad har et kommunearkiv. Utstillinga viser også noe av det materialet og opplysningene dere kan finne der.

Jeg vil avslutte med noen ord som en av de ansatte i ABMU, Astrid Holen, sa på et seminar om formidling mot skoleverket: «Arkivene gir muligheter for kulturopplevelser og kulturopplæring. En læring for sjelen»

Takk for oppmerksomheten.

-5-