Kommunenes rolle i digitaliseringsarbeidet

Kontaktseminar 2009

For noen år tilbake tok jeg en telefon til en kjent norsk arkivinstitusjon på jakt etter et dokument. I en gammel protokoll hadde vi funnet et brev som antydet at arkivmateriale (en protokoll) var gitt i gave til en kommune, og dette ville vi dokumentere. Jeg hadde ikke så mange opplysninger å referere til, en forkortelse og et journalnummer, og at det dreide seg om et privatarkiv. Personen i andre enden ble oppgitt – tror du det bare er å trykke på en knapp og så kommer dokumentet opp på skjermen?

I dag er vi fremdeles langt fra en slik virkelighetsbeskrivelse, uttrykket bare et tastetrykk unna er ikke noen realitet – og det er heller ikke målsetningen. I digitaliseringsmeldingen eller St.meld.nr.24 Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv 2008-200, er den uttrykte målsetningen å gi best mulig tilgang til kulturarven for flest mulig.

I digitaliseringsmeldingen framgår det at Arkivverket har en målsetning om å digitalisere om lag 10% av sin arkivbestand, en prosent som i dag ligger på ca.1,5%.1 Og arbeidet skal dekkes over ordinært budsjett. I følge ordlyden i digitaliseringsmeldingen skal digitalisering inngå som en naturlig del av institusjonene sine arbeidsområder. Det vil si, ingen friske

penger eller tildelinger til digitalisering.

1 Digitaliseringsmeldingen, s.27

Presisering; Digitalisering i denne sammenheng omfatter det materialet som i dag kun eksisterer på papir. Det vil si en konvertering av det analoge dokumentet til et digitalt bilde gjennom skanning.

Mengden papirbasert arkivmateriale produsert i kommunene fra 1837 til i dag er formidabelt. Det lar seg ikke gjøre å digitalisere alt, vi må ta noen valg. Spørsmålet blir da hva vi bør digitalisere og hvorfor, og det utvalget vi gjør må begrunnes.

I digitaliseringsmeldinga heter det ”når ikke alt kan digitaliseres, vil det være viktig at det etableres gjennomtenkte kriterier for de prioriteringene som må gjøres. Materialets innhold bør være ett av flere kriterier for hva som skal digitaliseres. Som ledd i demokratiseringen av kulturarven er det viktig at utvalgskriteriene er kjent.”2

Det arkivmaterialet som blir digitalisert, tilgjengeliggjort og publisert på internett, vil etter alle åremål bli mer brukt enn det øvrige materialet. Det som digitaliseres kan derfor framstå som viktigere; utvalget må derfor begrunnes. Ansatte i arkivinstitusjonen blir aktive påvirkere av hva som blir tilgjengelig digitalt. Det er da en fordel at kommunene og kommunens innbyggere påvirker hva som digitaliseres og hvorfor. Når vi ordner og katalogiserer legger vi klare føringer på hva som skal trekkes fram og kommenteres spesielt i katalogene. På basis av det ordnete

2 Digitaliseringsmeldingen, s.95

arkivmaterialet gjør vi utvalg over hva som bør digitaliseres, og tar steget videre, og blir i større grad med på å bestemme hva som skal eller bør forskes på, hva som er interessant. Gjennom samarbeid med kommunene kan også andre grupper ha muligheten til å påvirke hva som tilgjengeliggjøres og formidles digitalt.

I denne framstillingen skal vi se nærmere på hvorfor vi bør digitalisere kommunalt arkivmateriale, hva vi bør digitalisere for hvem og hvordan kommunene kan bidra både i utvalgsprosessen og i gjennomføringen av det praktiske arbeidet. Det må presiseres at her er det ikke fasitsvar, men en oppfordring til idedugnad. Her trengs ressurser både i form av økonomi og arbeidskraft.

Så da går vi like godt i gang med hvorfor. I digitaliseringsmeldinga legges det vekt på at digitalisering har en todelt strategi, nemlig bevaring på den ene siden og tilgjengeliggjøring/formidling på den andre.3 Tilgjengeliggjøring og formidling er ikke identiske begreper – formidling av digitalisert materiale, hvordan vi publiserer materialet, har stor betydning for hvorvidt en bruker kan nyttiggjøre seg informasjonen. Formidling krever at digitalisert materiale tilrettelegges for ulike brukergrupper. Et eksempel kan være våre egne arkivkataloger – de er

3 Digitaliseringsmeldingen, s.13-15

tilgjengelige på våre nettsider, men en bruker må vite om oss for å finne dem.

Hva som bør digitaliseres, de utvalgene vi gjør, vil være styrt av mål om bevaring eller mål om tilgjengeliggjøring, eller en kombinasjon av disse. Sluttproduktet, digitalisert og publisert materiale, favner begge målsetningene.

Vi starter med digitalisering for å bevare. Bevaringsperspektivet har, av flere arkivinstitusjoner, blitt tillagt stor vekt – hensynet til bruksfrekvens og slitasje har vært tungtveiende. Dette gjelder for eksempel kirkebøker.

Digitalisering for å bevare

Det er heldigvis sjelden kost at arkivinstitusjoners bygninger raser sammen. Dette skjedde i Køln 3.mars og uvurderlig materiale gikk tapt. I avisa Dag og Tid ble det uttalt at ”Det innmarsjen til dei franske troppane i Køln i 1794 og den andre verdskrigen ikkje fullenda, det gjorde t-banen i Køln”.4

Kritikken i etterkant av katastrofen var blant annet at lite materiale var digitalisert, og det kom beskyldninger om sommel og slendrian fra mange hold. Byråkratisk sendrektighet. Her framsto digitalisering som en strategi som burde vært gjennomført av hensyn til bevaring, men å

4 Dag og Tid 20.mars 2009

forutse en slik katastrofe og planlegge i forhold til det, er umulig. Byarkivet i Køln hadde for øvrig en arkivbestand på om lag 30 000 hyllemeter, og hadde en samling på 8000 håndskrevne middelalderdokumenter, skrevet på tynn pergament. I etterkant av katastrofen har frivillige fra hele Europa meldt seg for å bistå i redningen av restene. Det er dannet støttegrupper på facebook samt opprop om hjelp til innsamling av kopier, mikrofilmer og fotografier.

Digitalisering som ledd i bevaring av arkivmateriale er relativt nytt. Hovedfokuset har vært å ta vare på papirarkivene – samle inn, ordne, katalogisere, sikre de fysiske oppbevaringsforholdene i magasiner etc. – et arbeid som pågår kontinuerlig. Digitalisering av foto har derimot vært og er en strategi for bevaring. For eksempel har Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana store fotosamlinger i digital form. Og i digitaliseringsmeldinga legges det vekt på at NRKs arkiver må prioriteres. Arkivene er på media (film, video m.m.) som krever digitalisering for at de ikke skal gå tapt.

Det vil si at digitalisering er nødvendig og en gunstig metode når dokumentet eksisterer på et forgjengelig lagringsmedium.

Så da blir spørsmålet om hvordan det står til med papirarkivene? De eldste kjente dokumentene er flere tusen år gammel; i Norge finnes dokumenter fra omkring 1100-tallet bevart (det eldste er et pavebrev fra 1149).

På begynnelsen av 1800-tallet kom så smått masseproduksjon av papir i gang, og er en del av industrialiseringen. Papiret ble nå utvunnet av trefibre – en produksjonsmetode som medførte surt papir. Det originale treholdige papiret var surt på grunn av grønn alum som ble tilsatt under prosessen. Det tidligere klutepapiret var mer holdbart. Fram til 1800-tallet hadde råmaterialet til papirfremstilling primært vært gamle kluter av hamp (jute, lin) og bomull med høyt innhold av cellulose, noe som resulterte i papir med god holdbarhet. Fra midten av 1800-tallet ble produksjon av papir framstilt av mekanisk tremasse. Trefibre inneholder lignin, som når det eldes, får en gulbrun farge og danner syreholdige forbindelser5. Dette ser vi utallige eksempler på i vårt depot.

Sett arkivene på kjøl hvis de ikke skal smuldre opp mellom hendene på oss, er konklusjonen i en rapport som en ekspertgruppe avleverte den danske kulturministeren.6 Rapporten er et ledd i den danske regjeringens kulturbevaringsplan fra 2003. (Rapporten ble utgitt i desember 2008, undersøkelsen pågikk fra 2005)

Hovedkonklusjonen er at papir produsert i perioden 1800-1985 inneholder mye syre som stammer fra produksjonsmetoden og råmaterialene.

5 Rapport fra Arbeidsgruppen vedrørende masseafsyring af papir
6 Bevaring af surt papir i de statslige samlinger. Rapport fra Arbejdsgruppen vedrørende masseafsyring af papir. Rapporter fra Bibliotek og Medier, Danmark.

Undersøkelsen viser at ca. 10% av papiret fra begynnelsen av 1800- tallet begynner å bli sprøtt, det blir så gradvis dårligere fram mot 1890, perioden 1880-1889 er verst hvor 80% er nedbrutt. Fra 1890 faller andelen sprøtt papir jevnt fram til 1970-tallet, og så ebber det ut.

Gruppens undersøkelser viser at 93% av papiret i de statlige samlinger fra perioden er surt, og vil innenfor et visst tidsrom bli så sprøtt, at det knekker ved berøring.

Det vises til to metoder for å bekjempe problemet på; masseavsyring er en mulighet – den andre er oppbevaring i tørre, kalde magasiner. Sistnevnte er en mer effektiv metode enn masseavsyring.

Hvis temperaturen senkes til 15 grader med relativ luftfuktighet på 45% har dette bedre effekt en avsyring. Ved ytterligere senking til 5 grader og luftfuktighet på 30% vil levetiden forlenges 20 ganger (mot 3 ved avsyring). Det kreves altså at vi gjør noe aktivt med klimaet i våre magasiner for å sikre papirarkivene for framtiden. I Bergen byarkiv har de allerede startet opp et forsøksprosjekt hvor de senker temperaturen til 15 grader.7

Digitalisering kan aldri erstatte de fysiske dokumentene, men basert på undersøkelsesresultatet er det et argument for digitalisering som bevaringsstrategi. I alle fall for arkivmateriale skapt på 1800-tallet til
7 Opplysninger fra Knut Geelmuyden

begynnelsen av 1900-tallet (1909 danner 100-årsgrense, det vil si at arkivene er åpent tilgjengelig) Papiret er, basert på rapporten, et mer forgjengelig lagringsmedium enn vi var klar over.

Papirkvaliteten på materialet i vårt depot varierer, selvsagt avhengig av type papir, tidligere bruk og oppbevaringsforhold. Noe er mugginfisert og vannskadet. Men, som ellers har ikke alder alltid så mye å si. Papirkvaliteten på tegningsoriginaler er svært ofte skjøre – tegningene vi ser er hentet fra arkivet etter Distriktsarkitekten for Nord-Troms, og er produsert i årene 1946-1949. Arkivet inneholder hundretalls tegninger på papir som allerede er sprøtt. Det er ikke kritisk ennå, men dette er materiale som bør digitaliseres i bevaringsøyemed. Samtidig vil en digital versjon sannsynligvis bidra til økt bruk; en digitalisert og tilgjengelig hustegning fra gjenreisningsperioden kan være aktuell for eier så vel som forsker eller kommuneadministrasjon.

(Tegningene – ser at materialet er skadet, har sannsynligvis fuktskader – bølgete, sprøtt papir. Andre tegninger i samme arkiv har rustskader)

Digitalisering er en måte å bevare slitt materiale og skåne materiale som blir hyppig brukt. Materiale som normalt ikke ville blitt lånt ut på lesesal kan slik likevel bli tilgjengelig for publikum. Men materiale som er slitt eller delvis ødelagt tåler kanskje ikke mer enn en skanning. I slike tilfeller

må den digitale versjonen kunne langtidslagres på samme måte som materiale som bare har eksistert i digital form.

Eksempelet er hentet fra Ibestad kommune. Arkivmaterialet vi ser er restene av formannskapets arkiv fra krigsårene. Det sto i Tinghuset som ble utsatt for brann i 1942. Materialet ble senere fraktet til en låve, det ble funnet i kista vi ser på bildet, som ble fraktet til arkivlokalet i kommunehuset. Materialet er så ødelagt, tørt og sprøtt, at det er umulig å løfte det ut av kista uten at det brekker eller smuldrer opp.

(Mannen som eier kista vil ha den tilbake, men det går ikke uten at materialet blir ødelagt)

Dette materialet tåler ikke mer enn en skanning. Det vil si at digitaliseringen må gjennomføres med stor nøyaktighet, at all informasjon og kataloginformasjon blir registrert samtidig som skanningen pågår.

Eksempelet viser at digitalt materiale skaper nye bevaringsbehov som det kreves strategier og planer for å håndtere. Det representerer en ny type kildemateriale som gir nye tekniske og organisatoriske utfordringer, spesielt til langtidslagring av det digitale materialet. 8 I dette tilfellet blir det digitale arkivet for en original å regne.

8 Digitaliseringsmeldinga s.13

Konklusjonen blir at for enkelte arkiv og arkivserier blir digitalisering redningen. Når vi da skal gjøre et utvalg over hva som bør digitaliseres, er dette et hensyn vi må ta – før det er for sent.

I utgangspunktet kan alt arkivmateriale digitaliseres – alle protokoller, alt saksarkiv og alle spesialserier – uansett format. Her er det bare snakk om tid – om hundre år er kanskje alt i digital form. Foreløpig er vi i startgropa og må derfor gjøre noen valg, og spørsmålet blir hva skal vi digitalisere og for hvem digitaliserer vi?

Utvalgskriterier for digitalisering
I ABM-skrift nr.32 Kulturarven til alle er kriterier for digitalisering foreslått.

Generelle kriterier – overordnet bevaringsverdi
1. materialetmåforankresiinstitusjonensmandat/oppdrag,målog prioriteringer
2. spesiellverdisomkilde,ellerhøyinnholdsmessigkunstneriskeller teknisk verdi, for eksempel at materialet dokumenterer viktige hendelser m.m.
Tilgjengelighet og bruk – forhold omkring formidling, bruk og bevaring

– Kan materialet gjøres allment kjent etter digitalisering og katalogisering? – bedret tilgjengelighet og brukertilpasning viktig
– Hvilke brukere vil ha nytte av at materialet digitaliseres?

– Vil digitalisering ha bevaringsmessige fordeler eller ulemper? – dvs. slitt materiale, eller materiale som er hyppig brukt er digitalisering bevaringstiltak. Vurderes opp mot skade digitaliseringen kan medføre på slitt materiale
– Er lignende materiale digitalisert tidligere? – har det vært gjort et annet sted, kan det være tilstrekkelig.
– Vil materialet kunne inngå i flere ulike digitale tjenestetilbud internt og/eller eksternt?

• Økonomiske kriterier – ressursmessige forhold ved digitalisering

– Er digitalisering kostnadskrevende i forhold til digitalisering av annet materiale? Spesielle format og materialetyper kan kreve spesiell kompetanse og utstyr. For spesielle formater, materialtyper etc. bør det søkes samarbeid og etablering av fellestjenester for å begrense investerings- og rekrutteringsbehov lokalt. At materialet er ordnet og katalogisert er en forutsetning for digitalisering.
– Er det mulig å sikre langsiktig bevaring av og tilgang til det digitale materialet etter digitalisering? – det må finnes rutiner for langtidslagring, hvis ikke bør man ikke digitalisere. Ressursbruk, ny bruk m.m.
Kriteriene utarbeidet av ABM kan være en rettesnor i prosessen.
Hva bør vi digitalisere og hvordan skal vi utføre og organisere arbeidet?
- – på forespørsel?
- – møtebøkene?
- – det som er slitt og ikke kan lånes ut?
- – behov i saksbehandling? Byggesaksarkivene?

– forskning?
– alder på materialet?
– arkiv som i størrelse og omfang egner seg?
– tegninger og kart?
– Lyd?

Jeg har satt opp noen stikkord her – men det ene utelukker nødvendigvis ikke det andre. Det vil alltid være ulike interesser for hva som bør prioriteres. Digitalisering kan organiseres i større eller mindre prosjekter – og noe kan skje parallelt. Det er til syvende og sist et spørsmål om ressurser – ikke om vilje! M.h.p siste punkt; det finnes nok en del arkiv på kassetter, video m.m. ute i kommunene. Dette må gjøres noe med hvis vi skal kunne bevare for ettertida. (kulturkontor, kulturskoler, intervjumateriale fra skoler, forskning m.m.)

Digitalisering– forutsetninger og begrensninger

Før vi går videre med hvordan vi kan organisere digitaliseringsarbeidet, må en forutsetning nevnes. Ordning og katalogisering er forutsetninger for at arkivmaterialet skal være tilgjengelig for bruk. Det er også en forutsetning for digitalisering: ordningen legger grunnlaget for å skaffe seg oversikt over arkivmaterialet og er nødvendig for å kunne lage en

katalog. Katalogiseringen er en forutsetning for å få frem nødvendige metadata til digitaliseringsprosessen.9

All informasjon om arkiv, arkivstykke og dokument må med, det vil si metadata. Dette er helt essensielt med tanke på elektronisk langtidslagring. (Hos IKAT har vi digitalisert noe materiale i forbindelse med utstillinger uten nøyaktige referanser til arkiv og arkivstykke.)

At arkivkatalogen finnes i digital tilgjengelig versjon er også en forutsetning for å nå ut til publikum. Gjennom katalogen kan brukere i dag gjøre seg kjent med hva som finnes over ordnet og katalogisert materiale, og i framtiden foreta bestillinger og så motta dokumentene i digital form – hvis dette etableres som et tilbud hos IKAT.

I enkelte tilfeller bør vi også tenke over på hvilket nivå vi skal indeksere på. Er det tilstrekkelig med protokollens sidenummer, eller bør vi i noen tilfeller registrere alle navn slik at de blir søkbare?

Og så en klar begrensning. Vi kan selvsagt ikke digitalisere og legge ut dokumenter som er unntatt offentlighet. Personsensitive opplysninger skal selvsagt ikke tilgjengeliggjøres og formidles på nettet.

Arkiv som ble produsert i 1948 er i hovedsak åpent i dag, det har falt for sperregrensen på 60 år. Og det er i og for seg ikke et problem å

9 Digitaliseringsmeldingen

digitalisere, men det er spørsmål knyttet til hva som bør være tilgjengelig og hvordan det skal være tilgjengelig. Skal vi digitalisere og tilgjengeliggjøre fattigkassas arkiver? Hvor langt tilbake i tid bør vi gå? Eller skolestyrets? Det kommunale materialet inneholder mange personopplysninger, og selv om vi kan tilgjengeliggjøre digitalt må personvernhensyn tas med i betraktningen.

Det vil si at vi må ha etiske retningslinjer for hva som legges ut. Hvilke arkiv eller arkivstykker vi digitaliserer må vurderes ut fra brukergrupper og målsetning.

Selv om vi digitaliserer materiale er det ikke alt som skal eller bør tilgjengeliggjøres og publiseres på nettet. I noen tilfeller kan det for eksempel være nødvendig å digitalisere kun med den hensikt å bevare, men vente med publisering og formidling.

Samarbeid med kommunene

IKAT vil som depotinstitusjon kunne digitalisere arkivmateriale for medlemskommunene. Som vist tidligere kan digitalisering av arkivmateriale benyttes både som alternativ til konservering og som ren redningsaksjon. Men digitalisering bør skje i samarbeid med kommunene. Det kan være ulike typer prosjekter hvor digitalisering av arkivmateriale kan være aktuelt. Digitalisering opphever geografisk

avstand til institusjonen hvor papirarkivene oppbevares; man kan sitte i sin egen stue eller i klasserommet og få tilgang til arkivmateriale.

I forordet til ABM-skriftet Kulturarven til alle, heter det at ”Den viktigste grunnen til å digitalisere analogt materiale er å gjøre det lettere tilgjengelig for brukere. En effektiv tilgjengeliggjøring og formidling av digitalisert materiale ved hjelp av ny teknologi kan åpne for omfattende demokratisering og økning i bruken av materialet. Det finnes en rekke brukergrupper som har stort behov for bedre tilgang til abm-sektorens materiale i digital form. Digitalisering er også en sentral politisk målsetning.” 10

Digitalisering på forespørsel er en inngang til økt bruk av det rikholdige materialet som ellers ikke er etterspurt. Tilrettelegging av digitalisert materiale for prosjekter som skal gjennomføres på grunnskolenivå er en mulighet. Samarbeid med skolene vil være fruktbart, og er i kunnskapsløftets ånd – hvor det i generell del heter;

”Utviklingen av den enkeltes identitet skjer ved at en blir fortrolig med nedarvede væremåter, normer og uttrykksformer. Opplæringen skal derfor ivareta og utdype elevenes kjennskap til nasjonale og lokale tradisjoner – den hjemlige historie og de særdrag som er vårt bidrag til den kulturelle variasjon i verden. Samisk språk og kultur er en del

10 ABM-skrift 34 Kulturarven til alle, forord, s.4

av denne felles arv som det er et særlig ansvar for Norge og Norden å hegne om. Denne arven må gis rom for videre utvikling i skoler med samiske elever, slik at den styrker samisk identitet og vår felles kunnskap om samisk kultur.”

Digitalisering på forespørsel i en slik sammenheng vil kreve at vi får god til framfinning og gjennomføring av skanning, selvsagt avhengig av størrelsen på prosjektet. Et eksempel kan være at elevene undersøker når skolen ble bygd, hva elevene lærte på slutten av 1800-tallet etc. Eller det kan være prosjekter som omhandler valg og valgordning. Helse. Bidrag til den hjemlige historie har vi – i bøtter og spann.

Hva vi kan bidra med må gjøres kjent i kommunen – det vil si både av kommunene selv og av IKAT. Den dagen vi har tilbudet klart, må kommunene gi oss drahjelp. Publisering av tilbudet på nettsidene vil være en måte.

Når digitalisering av enkelte arkivstykker eller enkeltarkiv er gjennomført og tilgjengeliggjort, vil dette sannsynligvis generere flere forespørsler. Det blir forhåpentligvis en selvforsterkende prosess – som er en overordnet målsetning. Gjennom digitalisering kan vi nå ut til flere og høyne bruken av arkivmaterialet.

Lokalhistoriske forskningsprosjekter

Samarbeid med kommunene kan omfatte lokalhistoriske prosjekter. Med jevne mellomrom lanseres det lokalhistoriske forskningsprosjekter. Det kommunale arkivmaterialet har i liten grad vært brukt i slike prosjekter. Med digitalisering av arkivmateriale fra kommunene vil trolig forskningsaktiviteten øke. Men, med tanke på fremtidige forskningsprosjekter vil det være mulig å tilrettelegge arkivmateriale digitalt. Forutsetningen er at vi blir involvert på et tidlig tidspunkt, og at vi får anledning til å informere om hva vi oppbevarer i vårt magasin, og om eventuelle begrensninger.

Digitalisering av møtebøker – formannskap og kommunestyre

Et eksempel på digitalisering som favner mange brukergrupper er digitalisering av møtebøker fra formannskap og kommunestyre. IKAT har utarbeidet saksregister til møtebøkene fra Kåfjord kommune, ca. 12 000 saker er registrert. Registeret er lagret i databasen over møtebokregistre hos Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Vi har foreløpig ikke digitalisert møteprotokollene. Det er mulig å søke på sted eller emne, og vi får da opp alle saker om det aktuelle emnet.

Dette var et forsøksprosjekt; vi har ikke så langt hatt mulighet til å gjennomføre dette for alle kommunene. Men registeret har vært til stor

nytte for oss og for kommunen. Når registeret blir lagt ut, vil det utvilsomt bli et gode for publikum.

IKAT er deltager i et ABM-finansiert prosjekt som tar sikte på å utvikle en landsdekkende formidlingstjeneste for kommunale og fylkeskommunale møtebøker, en webbasert applikasjon for publisering av møtebøker som skal være søkbar. Dette skal skje i løpet av året.11

Møtebokregisteret viser at digitalisering møter ønsker og krav hos flere grupper av brukere. Det er et hjelpemiddel for de ansatte, både i kommunen og hos IKAT, og gagner publikum fordi framfinningen blir enklere.

Hvordan kan digitalisering praktisk gjennomføres?

IKAT vil etter hvert komme i gang med digitalisering. Dette krever investeringer i teknologi – skanner. For skanning av store formater (tegninger, kart etc.) har statsarkivet kjøpt denne tjenesten hos en bedrift her i byen, noe som så langt har fungert bra, og er en tjeneste IKAT også vurderer å kjøpe. Digitalisering krever teknologi som gir en god kvalitet på det skannede materialet som er i henhold til de krav som ligger i langtidsbevaring for elektronisk arkiv. Krav til lagringsformat, metadata etc.

11Øvrebø, Snorre. Møtebøker på nett – en formidlingsteneste for formannskapsprotokollar. Artikkel i Arkheion 1/2009, s.14

Men, digitalisering åpner for mulighet til samarbeid og kanskje en viss dugnadsånd. IKAT har blant annet vært i kontakt med Midt-Troms museum hvor de har kjøpt inn bokskanner. Denne har vi fått tilbud å benytte til skanning av protokoller.

Digitalisering for saksbehandling – byggesaksarkiv

Flere kommuner har tilkjennegjort interesse for å digitalisere sine byggesaksarkiver. Byggesaksarkivene har sjelden vært periodisert, det vil si at mappene kan inneholde dokumenter over et langt tidsrom. Som følge av manglende periodisering, kan de være omfangsrike.

Det er mulig å gjennomføre digitalisering og ordning noenlunde samtidig. Digitalisering av byggesaksarkiv er ett eksempel. Men det må gjennomføres planmessig og kvalitetssikres underveis.

Forventningene til digitalisering er at det bidrar til en enklere saksbehandlingsprosess, til søkbarhet og oversikt – både for ansatte og for brukeren.

Kommunene som har depotavtale med IKAT vil i noen grad frigjøre plass i sine bortsettingsarkiver, fordi papirarkivet kan overføres til depot i etterkant av skanning.

Hvordan bør arbeidet organiseres? Her ser vi for oss ulike løsninger. Et alternativ er at IKAT står ansvarlig for gjennomføring av

skanningsprosjektene, og at økonomien som skal til for gjennomføringen blir et spleiselag for kommunene. På den måten bygger vi opp erfaring og kunnskap på et sted, men er avhengig av økonomi til avlønning av prosjektansatte og skanner.

Et annet alternativ vil være at kommunene utfører arbeidet selv, men at IKAT er behjelpelig med veiledning under ordningsprosessen. En tredje variant er at kommunene samarbeider innenfor sine regioner, og at det nedsettes en prosjektgrupper hvor IKAT deltar. Dette kan sammenlignes med prosjektet for innføring av elektronisk arkiv i Nord-Troms kommunene. Gjennom et slikt samarbeid vil det bygges opp kunnskap som kommer alle kommunene til gode samt at innkjøp av skannere og programvare trolig kan gjøres mindre kostnadskrevende.

Digitalisering av eldre materiale – frivillige?

Flere arkivinstitusjoner, både her hjemme og i utlandet, har frivillige knyttet til institusjonen. Ved Maihaugen (Opplandsarkivet) har de utstrakt bruk av frivillige som arbeider med arkiv, både praktisk og teoretisk. 12(Opplandsarkivet samler inn privatarkiv fra fylkesorganisasjoner og fra en del kommuner). Her har de hatt frivillige i arbeid siden 1993. Historielaget har blant annet vært aktive med transkribering, og de fikk

12 Opplysninger og inspirasjon fra leder av Opplandsarkivet, Marit Hosar

tidlig i gang et samarbeid med Friundervisningen som avholdt kurs i gotisk skrift.

De frivillige er organisert i en venneforening, Maihaugens venner, med eget styre hvor direktøren deltar. (Samarbeid startet som følge av olympiaden på Lillehammer) Foreningen har i dag om lag 50 medlemmer hvor ca. 24 arbeider med arkiv – kalt Torsdagsvenner. Hver torsdag arbeider de 3 timer, for kaffe og svele og gratis årskort til Maihaugen. De frivillige er pensjonister, den eldste er i dag 93 år. For tiden har de frivillige bakgrunn fra yrkeskarrierer som lærere, lektorer, disponenter og fra banknæringen. Det er for øvrig venteliste på frivillige.

De frivillige ordner (enkle privatarkiv), skanner og transkriberer – trør til der det trengs. Fra de ansatte ved Opplandsarkivet krever dette opplæring, kontinuerlig oppfølging og kvalitetssikring. (Dette skjer bl.a. ved at ansatte legger katalogopplysninger inn i ASTA).

I Troms er det flere aktive historielag som kan arbeide med arkiv. Kanskje kan de være behjelpelige i Ibestad med skanning av det delvis brannskadde formannskapsarkivet? Vi kan ikke satse på deltakelse i samme skala som ved Maihaugen, men et samarbeid med historielagene bør kunne gjennomføres.

For eldre arkivmateriale, materiale som er åpent (1909), kan et slikt samarbeid tenkes gjennomført. Erfaringene fra Maihaugen er positive;

dokumenter og protokoller blir transkribert, og lagt ut på nett av Opplandsarkivet. Metoden kan tenkes overført til vårt område – at protokoller blir skannet og at det eldste materialet også blir mer lesbart og tilgjengelig for brukere gjennom transkribering av gotisk skrift – en fordel både for den glade amatør og for profesjonelle forskere.

Frivillige kan også benyttes til enkelt ordningsarbeid etter samme modell som på Maihaugen. Vi kan organisere en gruppe som arbeider noen timer hver uke, høst og vår, med en IKAT-ansatt til stede.

– Ordne protokoller – eldste materialet fram til 1909 (100 år) – Fjerne binders og plast
– Transkribere gotisk tekst
– Fortsette arbeidet med å lage møtebokregistre?

Og vi har stående invitasjon til å komme på studietur til Maihaugen for å se hvordan de organiserer arbeidet der.

Sammenfatning; historielag og frivillige kan benyttes i digitaliseringsarbeidet, til bokskanning, transkribering og enkel ordning. IKAT må tilrettelegge for opplæring og praktisk oppfølging/kontroll.

22Digitalisering a