Statsarkivets tilbud og erfaringer

Foredrag holdt på Kontaktseminar 26. mai 2005. ”Statsarkivets tilbud og erfaringer”

Av: Trond Inge Karlsen, arkivar, Statsarkivet i Tromsø.

Innledning

Statsarkivet i Tromsø er depot for regional og lokal statsforvaltning i Troms, Finnmark og Svalbard.

Statsarkivet ble opprettet i 1987, og skal som en del av Arkivverket arbeide for at arkiver som har vesentlig eller forskningsmessig verdi, eller har betydning for forvaltningsmessig eller rettslig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Jeg skal forsøke å fortelle litt om hvordan depot-ordning og lesesalstjeneste fungerer hos oss.

Det er viktig at arkivmateriale blir bevart og tilgjengeliggjort på en best mulig måte. Bevaring og tilgjengeliggjøring er kjernen i det vi ”arkivfolk” driver på med. Begrepene bevaring og tilgjengeliggjøring er nevnt i formålsparagrafen i Arkivloven som kom i 1992, og som ble gjeldende fra 1999.

Jeg skal imidlertid ikke se på de rene bestemmelsene som knytter seg til bevaring og tilgjengeliggjøring. Det har vært tatt opp tidligere i dag av Statsarkivaren i Tromsø. Det jeg har lyst å si noe mer om, er Statsarkivet i Tromsø sine erfaringer rundt bevaring og tilgjengeliggjøring, knyttet til det å være depot og ha brukertjenester. Erfaringer som vi har tilegnet oss siden statsarkivet ble etablert i 1987. Og ikke minst si litt om tilbudet vi har i dag på statsarkivet angående dette.

Det er naturlig å si litt om bevaring av arkiver før man snakker om tilgjengeliggjøring. Det kan jo ikke skje noe tilgjengeliggjøring før man har bevart noe. Jeg skal derfor holde meg til denne rekkefølgen i dag, og begynne med å se på bevaring.

Bevaring

Vi som er depot for landets to nordligste fylker og Svalbard ser viktigheten av å bevare. Riktignok finnes det regler for arkivbegrensning og kassasjon. Kassasjonsreglene er godkjent av riksarkivaren, og har sin misjon. Men nesten alt arkivmaterialet skal bevares og avleveres, og på statsarkivet kan vi se at alt arkivmateriale som avleveres er verdifullt. Vi ser at vi aldri kan forutsi hvilke opplysninger som vil bli etterspurt i framtiden. Vi ser hvor viktig det er å sikre bevaring av arkivmateriale på en skikkelig måte fra dag én, mens det er i aktivt bruk, og etter det er kommet i depot. Arkivmateriale blir selvfølgelig aldri mindre aktuelt med årene – eller risikerer å gå ut på dato for den saks skyld. Alt arkivmateriale fortjener den beste behandling.

Når arkivene er i bruk ute på det enkelte kontor, fungerer de som kjent som kontorets interne hukommelse og kilde til dokumentasjon. Arkivene gir den nødvendige oversikt over hva som skjer ved kontoret, og hva kontoret gjør overfor sine innbyggerne. Begge deler er viktig. Man skaffer informasjon til saksbehandlingen, og samler opplysninger slik at den enkelte innbygger kan hevde sine rettigheter og interesser i ettertid.

Det jeg har snakket om nå, kaller vi gjerne for arkivenes primærfunksjon. Det er nok den funksjonen de fleste kjenner best til, og umiddelbart forbinder med arkiv. Og det er jo ganske naturlig. Det er denne funksjonen som er den direkte begrunnelse for å skape arkiv.

Men arkivene har gjerne også en annen funksjon – en sekundær-funksjon. Formålsparagrafen i arkivloven avspeiler denne dobbelheten som er knyttet til behandlingen av arkivmateriale. Den dobbeltheten går ut på at arkivmaterialet både er en intern hukommelse og dokumentasjonskilde for det enkelte forvaltningsorgan, og en del av samfunnets felles hukommelse – altså vår felles kulturarv.

Arkivene får dermed med tiden en verdi som går utover de behovene som er knyttet til det enkelte kontor. Arkivene får også en funksjon som kulturarv og som kilde til kunnskap om hvordan samfunnet var tidligere. Arkivene bidrar til å formidle kunnskap om fortiden.

Denne sekundærfunksjonen er viktig. Mens primærfunksjonen er den sentrale årsak til at man skaper arkiver, er sekundærfunksjonen den viktigste grunnen til at man tar vare på arkiver. Sekundærfunksjonen ser vi til daglig her i statsarkivet. La meg illustrere dette med noen perler av eksempler fra vår arkivbestand.

Statsarkivet har i dag en stor arkivbestand – rundt 8.000 hyllemeter, med både offentlige og private arkiver. Av disse er faktisk over 500 privatarkiver.

Det eldste dokumentet vi har er fra 1588, og er fra arkivet etter Amtmannen i Finnmark. Det er litt vanskelig å tyde alt hva som står der, men vi har kommet fram at det er en beretning som beskriver dårlige tider, en periode med lite mattilgang i amtet.

Dokumentet er over 400 år gammelt. Dette er ikke mye i norsk eller internasjonal sammenheng. Det eldste norske arkivdokumentet er over dobbelt så gammelt.

Men poenget er at den som skrev dette dokumentet nok i liten grad følte at han skapte kultur som generasjoner senere kunne ha gleden av. Vedkommende følte nok heller at han kun skrev ned informasjon, og sørget for den interne hukommelse og dokumentasjon, og tenkte vel mindre på at dette en dag skulle bli kulturarv. Han så ikke den sekundære funksjonen. Den ser vi uten tvil i dag.

La meg vise et annet eksempel, dette også fra arkivet etter Amtmannen i Finnmark. Amtmanns Lilienskjolds kopibok fra tidsrommet 1685-1694 var i sin samtid kun en kopibok. Den var kun en samling av avskrifter over utgående brev. I dag er det hevet over enhver tvil at kopiboken har fått en annen kulturell verdi i tillegg. Med den vakre skriften i flere farger er boken regelrett kunst.

Begge eksemplene overfor er jo veldig spesielle. Men vi kan godt se på et eksempel fra en av de mest brukte kildetypene vi har i statsarkivet, nemlig kirkebøkene. Kirkebøkene var samtidens ”folkeregister”. Her ble folk skrevet inn ved dåp, konfirmasjon, ekteskapsinngåelse og begravelse. Men hva kan ikke disse kirkebøkene fortelle oss om befolkningen i Norge i samtiden når de ble ført: Hvor gamle var folk når de giftet seg? Hvor mange av barna levde opp? Når var det pest og uår i sognet med stor dødelighet? Og ikke minst kan kirkebøkene svare på det som mange lurer på når de kommer til statsarkivet: ”Ka het egentlig ho tippoldemor?” Poenget er at slike forhold kan kirkebøkene gi svar på. Men det var ikke i utgangspunktet derfor de ble ført. Det var ikke derfor presten skrev dem.

Arkiv har mao. to funksjoner, og vi som jobber med depot ser veldig lett begge funksjonene. Vi ser at alle arkivene har sin verdi, uansett tidsperspektiv. Historien har lært oss at vi aldri vet hvilke opplysninger som vil bli etterspurt i framtiden, og hva som blir sett på som verdifullt. Hva vil det forskes på om 100 år? Hva vil generasjonene i framtiden ha behov for å vite om oss?

Vi har også erfart at det ikke bestandig er de arkivene som brukes mest som er de mest betydningsfulle. Noen ganger kan én gangs bruk av et arkiv få fram mye mer interessante opplysninger, som er av mye større betydning for samfunnet og/eller den enkelte, enn de man finner i arkiver som brukes hele tiden.

Men det skal også sies at det på statsarkivet skjer en god del primær bruk av arkivene også. Når materialet kommer til oss, overtar vi forvaltningsansvaret for det, og videresender dokumentasjon til kontor og innbyggere som har vært i kontakt med kontoret, og som har rett til å se dokumentene.

Det vi kan slå fast er at ansvaret som den offentlige forvaltningen har for sine handlinger overfor innbyggerne skal kunne gjøres gjeldende både i rettslig sammenheng (den juridiske dom), og i ettertidens vurdering (den historiske dom).

Derfor veileder vi forvaltningen og prøver så godt vi kan å sørge for at arkivmaterialet blir tatt godt vare på ute mens det er i bruk, og også når det et kommet til sitt endelige stoppested; i depot.

Til slutt har jeg lyst til å ta opp dette med å sikre arkiver. Forskriftene forteller at vi må sikre arkivene mot skader fra vann og fuktighet, brann, skadelig klima og miljø. Dette var statsarkivaren inne på tidligere i dag. Et viktig stikkord i denne sammenhengen er også konservering. Forvitring av arkivmaterialet er uunngåelig etter hvert som tiden går. Det er viktig å bremse ned forvitringa så mye som overhode mulig. Bevissthet rundt konservering til daglig, og mer planmessig over tid, er en del av det å bevare, det å ha depot. I dag på statsarkivet driver vi først og fremst med forebyggende konservering. Dette kan dreie seg om hvordan man løfter protokollene ut av hyllene, eller hvordan man scanner protokollsider og bruker disse istedenfor originalene.

Etter hvert blir Statsarkivet i Tromsø også en del av en landsdelsinndelt konserveringstjeneste, som også vil drive med mer grunnleggende konservering, som restaurering av protokoller og dokumenter. På statsarkivet har vi eksempler på restaurert arkivmateriale. Et eksempel på dette er fra den eldste tingboken vi har på Statsarkivet i Tromsø, hentet fra arkivet etter Finnmark sorenskriverembete. Den er ført fra 1620-1627, og ble i sin tid restaurert ved Statsarkivet i Trondheim. Restaureringsarbeidet er skikkelig utført. Overgangen mellom gammel og nytt papir kan bare sees, ikke føles.

Som jeg var inne på innledningsvis, henger dette med å bevare og tilgjengeliggjøre sammen. Bruken av arkiv er faktisk det egentlige målet for å drive et arkivdepot. Bevaring må sees på som et middel for å nå dette målet. Jeg skal derfor nå prøve å begi meg over på det som gjelder bruk av arkiver, dvs. tilgjengeliggjøring.

Tilgjengeliggjøring

Hos oss i statsarkivet brukes arkivene mye etter de er kommet i hus, og vi prøver å legge til rette for at de brukes enda mer. Vi har som sagt mye arkivmateriale, og tilgjengeliggjøring av dette er både en utfordring og en glede. Det er snakk om både offentlig og privat materiale. Noe er veldig gammelt, noe er veldig populært, noe dessverre for lite brukt, og noe er til og med veldig sensitivt. I tillegg skal arkivmaterialet tilrettelegges for en annen type bruk enn den som har vært før. Det er ikke lengre arkivskapers interne hukommelse og dokumentasjonsbehov – altså primærbruken, som skal stå i fokus. Arkivene får jo som vi har sett med tiden en kulturell og historisk betydning. Og da får vi også andre typer henvendelser og en annen type bruk av materialet.

Som sagt under delen om bevaring, forekommer primærbruk av arkivene også etter at materialet er avlevert og kommet i hus i statsarkivet. Selv om vi forutsetter at arkivmaterialet er gått ut av adminstrativt bruk ved avlevering, stemmer ikke dette alltid. Derfor har vi etablert faste rutiner for tilbakelån av arkivmateriale.

Det er imidlertid ikke alltid det er nødvendig med tilbakelån heller. Noen ganger får vi også forespørsler fra forvaltningen i enkeltsaker, der vi leter fram opplysninger og sender disse direkte over, gjerne i form av kopier.

60 % av alle forespørslene vi behandler på statsarkivet i året er henvendelser som gjelder rettigheter. Når arkivmaterialet er kommet til Statsarkivet, er det vi som overtar råderetten over det og forvaltningsansvaret for det, og svarer derfor direkte til brukerne. Vi overtar primærbruken av arkivene. Det skal jeg komme litt tilbake til litt senere.

Men som sagt får vi andre typer henvendelser og en annen type bruk av arkivene når de er kommet til oss. Det er denne type henvendelser jeg skal snakke litt om nå. Først kan det være litt interessant å se litt nærmere på hvem som tar kontakt med oss, og litt på hvordan dette skjer.

I fjor behandlet Statsarkivet i Tromsø 1.283 brukerforespørsler via telefon, e-post og brev. Knapt 60 % av disse kom, som tidligere nevnt, fra folk som var ute etter å dokumentere sine rettigheter. Vel 30 % var slektsforskere og folk som på mer privat initiativ er interessert historiske forhold (Arkivverket kaller denne kategorien for hobby). Vel 10 prosent av brukerne var de med faglige behov, som forskere og studenter.

Mange besøker også statsarkivet personlig. Vi har en lesesal med 30 leseplasser som er åpen fra kl. 09.00–15.00 fra mandag til fredag. Med unntak av tre måneder på sommeren, har vi også langåpent hver tirsdag til kl. 19.45. I fjor hadde vi 1.533 besøkende. Dette var folk fra både innen- og utenfor vårt distrikt, til og med fra utlandet. De fleste av de som besøker oss er slektsgranskere, men også folk som er ute etter eiendomsopplysninger, studenter, profesjonelle forskere og andre besøker også statsarkivet. Alle disse brukerne trenger en slags betjening i en eller annen form. Hvilken betjening er det snakk om?

I et depot har man både muligheten til å få finne viktige personlige enkeltopplysninger, og få opplevelsen av å møte historien direkte. Men dette krever ofte sin mann og sin kvinne. Dette fordi arkivmaterialet er «etterlatenskaper» etter offentlige myndigheter. Det er nå en gang slik at materialet ikke er produsert for ettertidens brukere. Arkivseriene ble ikke innrettet med

tanke på oss, men etter den måten som var hensiktsmessig for de myndigheter som skapte dem.

Arkivmaterialet er ikke ordnet emnemessig, som i et bibliotek der man har alle kokebøker for seg, krimlitteraturen for seg osv. I et depotarkiv er arkivmaterialet stilt opp etter proveniens- prinsippet, dvs. etter hvor og hvordan det ble til. Det er ikke oppstilt etter emne, fordi én enkelt protokoll eller arkivboks kan omhandle et utall emner. Arkivet etter Sorenskriveren i Senja står samlet på én plass hos oss slik det ble levert inn i sin tid. Og det inneholder mange emner.

Vi finner altså opplysninger om enkeltmennesker og hendelser i en rekke ulike arkiver, alt etter på hvilken måte og til hvilke tidspunkt myndighetene og personer var i kontakt med hverandre.

En av våre forpliktelser som depot, er å sørge for en viss tilgjengelighet til de arkivene vi har ved å føre register over de vi har. Ved Statsarkivet i Troms har vi en hovedkatalog som er en oversikt over alle arkivkatalogene vi har, og som er delt inn etter departement og etat. Grunnlaget for selve arkivkatalogene er den ordning og listeføring av arkivene som skjer før avlevering til statsarkivet.

Arkivkatalogene som står i hovedkatalogen finnes tilgjengelig på lesesalen. De fleste finnes tilgjengelig også via nettet, noe jeg skal komme tilbake til. Arkivkatalogene inneholder gjerne en fortegnelse over arkivmaterialet, opplysninger om arkiv og arkivskaper. Dette inkluderer ofte litt administrasjonshistorie.

Opplysningene i katalogen, særlig administrasjonshistorien, kan hjelpe oss å orientere oss i materialet. Dersom man skal finne fram arkivene, må man må man vite hvem i forvaltningen som har hatt hvilke typer oppgaver. En må kjenne administrasjonshistorien, og helst også litt generell historie rundt de enkelte emner. Er man ute etter skiftemateriale, må man vite hvem i forvaltningen som drev med skifter.

En må også kjenne de ulike embetsinndelingene. Kirkebøkene følger prestegjelds- og sognegrenser, rettsprotokollene følger rettkretsene, osv. I tillegg har embetsinndelingene skiftet med årene. Dette må vi passe på, slik at vi ikke leter i feil arkiv. Også dette kan katalogene hjelpe oss med.

Som vi skjønner, stilles det med andre ord store krav til å kunne komme noen vei i materialet. Det å jobbe med arkiv krever kunnskap og innsikt, noe vi også har sett på utdannings- og kurstilbud de siste årene. Vi som veileder på lesesalen eller arbeider med brukerforespørsler spesialiserer oss gjerne på visse emner.

En annen viktig ting, er at det forekommer taushetsbelagte opplysninger i arkivene. Ofte kan det være et problem å skille ut dokumenter som har taushetsbelagt opplysninger. Av og til må det brukes skjønn, som kan være vanskelig. Dersom vi ser at det ønskes tilgang til materiale som inneholder klausulerte opplysninger, må vi ta våre forhåndsregler.

Heldigvis har vi opparbeidet oss en viss erfaring og gode rutinger rundt dette gjennom mange år som depot. De som ønsker innsyn i klausulert materiale, sender en skriftlig søknad om dette. Den som får adgang til taushetsbelagt materiale blir registrert i en perm på lesesalen, slik at lesesalsvakten holder kontrollen.

Bruk av arkivmateriale krever også andre ferdigheter. Et viktig eksempel er tyding av gammel håndskrift. Gotisk håndskrift var i bruk fram til siste del av 1800-tallet, og her kreves det særskilt kunnskap for å finne ut hva som står.

I mange tilfeller er det dessuten nødvendig å vite hvordan gamle dokumenter bør tolkes. Noen ganger må man virkelig vurdere hva dokumentasjonen forteller oss. Kan vi stole på kilden? Er dét den forteller oss riktig?

Og ikke minst kan kunnskaper om tidligere tiders titler, formuleringer, navn, sedvaner og måleenheter være avgjørende for å forstå de opplysningene man er ute etter.

En god del service og informasjon ligger ute på nettet, både om statsarkivet og vår etat. Som depot er vi som sagt pliktig å ha register over det arkivmaterialet vi har. Og vi har lagt de fleste arkivkatalogene ut på nettet (www.arkivverket.no/tromso/kilder.html). Disse er søkbare. Her kan folk sitte hjemme og se mesteparten av arkivmateriale som vi har i vårt depot. Men her får en ikke se selve dokumentene og protokollsidene, de kan i beste fall merke av hva som kan være av interesse for dem, og deretter kontakte oss.

Administrativ inndeling og historiske forhold kan også finnes i oppslagsbøker og lovverk som står på lesesalen. Vi har en stor samling av lokalhistoriske verk, bygdebøker, biografier, tidsskrifter og annen litteratur fra vårt distrikt som kan kaste lys over de problemer man møter i kontakt med arkivmaterialet. I den forbindelse passer det å nevne at det nettopp er kommet ut en ny håndbok for brukere av statsarkivene, som kan hjelpe til med å orientere i arkivmaterialet.

Vi har også lagt ut en del brosjyrer i en serie som vi har kalt ”Førstehjelp for arkivbrukere”. Disse er typiske ”kom-i-gang-hefter”, og omhandler de mest brukte kildetypene. En del arkivmateriale er også dataregistrert og tilgjengelig via nettet. Vi har to PCer til disposisjon for dette. Vi har også en del arkivmateriale som kopier – som kirkebøker for Troms og Finnmark. Vi har trykte kilder slik som manntall. Og ikke minst har vi en stor mikrofilmsamling.

Mikrofilmsamlingen vår består av 5.000 filmruller og en god del mikrofilmkort av sentrale arkivkilder for hele landet og for Nord-Sverige og Nord-Finland. Blant annet gjelder dette kirkebøker fram til tiden rundt 1900.

Til alle som henvendte seg på lesesalen i fjor leverte vi ut til sammen 2.174 arkivbokser og protokoller.

Det er en stor oppgave å tilrettelegge for en annen type bruk i tillegg til primærbruken av arkivmateriale. Å veilede på lesesalen eller hjelpe folk per brev eller telefon innebærer alt fra å slå opp en side i en kirkebok, til å gå fra arkiv til arkiv og samle biter til et større puslespill. Brukerne våre er ikke en helt homogen gruppe. Noen har veldig klart for seg hva de vil se, andre må ha helt grunnleggende veiledning for å få gjort sine ærend i arkivet.

Som depot i et stort virkeområde ser vi helt klart fordelen med at vi har alt på én plass, at vi har flere arkiver under étt tak. Vi kan gi våre brukere mest mulig komplette opplysninger fra étt og samme depot. Og vi får samtidig mye arkivkompetanse samlet under étt tak. Vi snakker virkelig om stordriftsfordeler.

Vår lokalisering på Universitets-området i Tromsø gir muligheter til å nå ut til stadig flere som ønsker å bruke arkivene til forskning. Vi prøver å gå stadig nye veier for å nå nye brukere, noe jeg skal vise eksempler på nå. Her er ikke minst det akademiske miljøet svært aktuelt.

I fjor fikk 210 personer omvisning og deltok på informasjonsmøter i statsarkivet. Dette var blant annet studenter i kunsthistorie, dokumentasjonsvitenskap, historie samt en pensjonistforening og ansatte fra Hammerfest folkebibliotek. Med andre ord en fin blanding av yngre og eldre krefter.

Vi har også planer om å lage publikasjoner med aktuelle temaer, også i lag med andre arkivinstitusjoner som for eksempel IKAT. I år kom vi på statsarkivet ut med et jubileumshefte som heter ”Statsarkivet i Tromsø. Dokumentene forteller”. Dette er et hefte med 26 utvalgte dokumenter fra våre arkiver som viser mangfoldet av arkivmaterialet vårt. Boken er et godt eksempel på hvordan en kan presentere arkivmateriale fra et depot.

Vi er som sagt også på nettet. Vi holder for tiden på å redigere internettsidene vår. Vi har som mål å legge ut mer informasjon om arkiver vi har, og de arkiver vi etter hvert får i hus.

Vi legger også ut dokumenter i forbindelse med markeringer for ulike begivenheter, som for eksempel 60 år siden frigjøringen som kan sees nå dersom dere går inn på våre hjemmesider. Vi tar også sikte på å publisere mer stoff, og fortelle om arrangementer og ha åpne dager.

Apropos åpne dager… Vi har åpen dag kommende lørdag 28. mai. Lesesalen blir åpen og betjent mellom kl. 10.00 – 15.00. Vi vil ha flere lesesalsvakter enn ellers som gjerne hjelper til med å finne frem i arkivkatalogene og fylle ut bestillingsseddel. Vi planlegger flere åpne dager utover høsten.

I fjor stilte vi dessuten lesesalen til rådighet for DIS-Troms og Slekts- og lokalhistorisk forening i Tromsø (med vakt fra statsarkivet). For de som ikke vet det står DIS for Databehandling i slektsforskning. Disse holdt åpen dag med orienteringer og foredrag for både gamle slektsforskere og potensielle nye. Det hele ble meget vellykket; 55-60 personer var innom i løpet av dagen.

Vi må også nevne «Arkivenes dag» som er et årlig arrangement som holdes i november hvert år i Norden. I fjor ble dagen markert med 17 arrangementer rundt om i landet. Statsarkivet i Tromsø markerte dagen i samarbeid med Interkommunalt Arkiv Troms. Dagen gir publikum som besøker arkivene bedre kjennskap til hvilke oppgaver en arkivinstitusjon har. Temaet i fjor var ’Transport og kommunikasjon’, og rundt 40 besøkende var innom. På lesesalen hadde vi utstilling med arkivmateriale og bilder fra dagens tema. Ellers hadde vi omvisning, veiledning og foredrag.

Avslutning

Jeg vil avslutte med å si at vi må huske på at den offentlige forvaltning skal stå til ansvar for sine handlinger overfor sine innbyggere, både i rettslig sammenheng og i ettertidens vurdering. Det er derfor viktig å sørge for at arkivmaterialet blir tatt godt vare på, fra dag én, og etter at det er kommet til sitt endelige stoppested, i depot.

Alt arkivmateriale fortjener den beste behandling. 7

Og ikke alltid er det de arkivene som brukes mest som er de mest begtydningsfulle. Noen ganger kan én gangs bruk av et arkiv få fram opplysninger (informasjon og dokumentasjon) som er av mye større betydning for samfunnet og/eller den enkelte, enn det man finner i arkiver som er i bruk stadig vekk.

Og en vet aldri hva fremtidens generasjoner vil etterspørre av materiale.

Bevaring er én ting. Nemlig et middel til å nå det endelige målet. Bruken av arkiv må betraktes som det egentlige målet for å drive et arkivdepot. Bevaring er et middel for å nå dette målet.

Det var det jeg egentlig hadde tenkt å si.

Tusen takk for at jeg fikk komme, og tusen takk for oppmerksomheten. Jeg håper å se mange av dere igjen i arkivsammenheng, ikke minst er dere hjertelig velkomne på Statsarkivet i Tromsø.

Takk for meg!