Overføring av arkiv fra før 1980

Overføring av arkiv fra etter 1980

Arkiv Troms fungerer som arkivdepot for en rekke sensitive kommunale personregistre, og skal kontinuerlig gi veiledning til alle som skal avlevere personregistre, ta imot avleveringer, gjennomgå og registre avlevert materiale samt behandle henvendelser om bruk og innsyn. Alle lister og opplysninger om dette materialet, blir – i tråd med kravene fra Datatilsynet – lagres i en spesielt sikret database uten adgang for uvedkommende.

Framgangsmåten for overføring av sensitive personopplysninger til arkivdepot, som dere finner nedenfor, skal følges av alle som skal overføre personregistermateriale  til Arkiv Troms.

Generelt Om Overføring Av Sensitive Personregistre Oppdatert Høsten 2023

Rutiner For Overføring Av Ikke Digitalt Personregister Til Depot Oppdatert Høsten 2023

Reglene for innsyn i og bruk av informasjon fra avleverte personregistre er strenge. Rutinebeskrivelsen som følger nedenfor skal følges av alle som ønsker innsyn i personregistermateriale som forvaltes av Arkiv Troms.

Retningslinjer for innsyn i personopplysninger-3

Arkiv Troms tilbyr elektronisk arkivdepot for alle deltakerne. Dette innebærer at vi bevarer og tilgjengeliggjør informasjon fra datasystemer som kommunene skifter ut, og fra systemer som oppgraderes eller periodiseres.

Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale

Alle som skal overføre elektroniske uttrekk til Arkiv Troms må først ta kontakt med Solveig Heløe Olsen (solveig.heloe.olsen@arkivtroms.no/941 73 459) eller Audun Pedersen (audun.pedersen@arkivtroms.no/905 29 931), som vil gi nødvendig veiledning.

For øvrig er mye av prosessen rundt avlevering beskrevet i følgende veiledere:

Veiledning for avlevering av sak- og arkivsystemer

Veiledning for avlevering av fagsystemer

Presentasjonen Noarkveien-eller-Siardveien sier litt om det praktiske rundt avleveringene.

De av dere som er interessert i hvordan bevaring av digitalt skapt arkivmateriale foregår kan lese mer om dette i dette i Bevaring og metode og Fagsystemer

Alle som ønsker det kan ta kontakt for å få avklart om det er mulig å overføre privatarkiver til Arkiv Troms. Det viktigste er å inngå en avtale på forhånd. Det som må avklares er spørsmål om eiendomsrett, innsyn for publikum og ansvar for ordning og katalogisering.

Arkiv Troms har ikke ett selvstendig mandat for bevaring av privatarkiver, og må knytte eiendomsretten til en av eierne våre.

Hvordan selve overføringen kan skje avhenger av hvilket arkiv det dreier seg om, omfanget samt hvor og hvordan det er lagret.

Et av de viktigste oppgavene til et arkivdepot er å pleie arkivmaterialet slikt at det ikke utsettes for unødig slitasje og nedbrytning. Dette kaller vi forebyggende konservering, det vil si at vi arbeider for å forhindre skader på arkivmaterialet.

Viktige tiltak er:

• Digitalisering av skadet arkivmateriale slik at originalmaterialet kan skånes ved at publikum får tilgang til digitale kopier.
• Plassering av arkivmaterialet i hyller på en sånn måte at materialet står stødig og ikke under press.
• Unngå å presse for mye inn i hyllene slik at man unngår å måtte rive og slite i materialet for å få det inn og ut.
• Unngå å fylle arkivboksene så fulle at det blir vanskelig å ta dokumentene inn og ut av boksene.
• Unngå å fylle så lite i en arkivboks at dokumentene synker sammen og blir til en S. Hvis det ikke er noen annen mulighet skal boksen «fores» med kartong e.l. slik at materialet står stødig og rett.

Fra og med januar 2018 ble depotordningen for papirbasert materiale omorganisert. Den største forskjellen er at den enkelte kommune ikke lengre faktureres ut fra hvor mange hyllemeter arkivmateriale de har avlevert. Det vil fremdeles skilles mellom materiale skapt før og etter 1980, men det vil kun ha noe å si for hvem som har ansvar for å ordne og katalogisere arkivene.

Denne ordningen gjelder inntil videre.

Standard depot- og databehandleravtale