Definisjonen på arkiv er dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhet. Begrepet virksomheter favner alt fra offentlige og private tjenesteytere, til organisasjoner, skolekorps, idrettslag, private foretak m.m.. Dokumentbegrepet omfatter, foruten papir og elektroniske baser, også foto, lyd- og bildeopptak, tegninger, kart, plakater etc. som virksomhetene selv har produsert.
Vårt depot inneholder først og fremst kommunearkiver, men også flere privatarkiv. Arkiv Troms ivaretar hovedsakelig samfunnsmessig dokumentasjon som benyttes i forvaltningsmessig eller rettslig sammenheng, men også i slekts- eller lokalhistoriske undersøkelser og forskning. Eksempler på publikumsforespørsler kan være slektsgransking, eiendom, ansettelsesforhold i kommunale virksomheter, pensjonsrettigheter, dokumentasjon av skolegang, opphold på helse- og sosialinstitusjoner, tiltak innen barnevern, familievern m.v.
Arkivkatalogene gir en god oversikt over type arkivmateriale som er avlevert fra de enkelte kommunene.
