Bakgrunn:

Noark 3-standarden kom i 1994 og var sammen med sin kommunale stebror, Koark, gjeldende standard for elektroniske arkiv frem til i 1999, da Noark 4 kom. Noark 3 omfatter bare selve journalføringen, og vil dermed alltid ledsages av et papirarkiv. Selv om det i 2020 er over 20 år siden Noark 3 og Koark ble avløst, er det fremdeles mange av disse systemene som ikke er overført til depot. Noen systemer ble oppgradert til Noark 4 og 5, mens andre ble erstattet og satt til side som oppslagssystemer. Eksempler på Noark 3-systemer som var godkjente av Arkivverket er Kontor 2000, DocuLive og Forum Winsak.

Da Noark 4 erstattet Noark 3 og Koark i 1999 åpnet det for fullelektroniske sak- og arkivsystemer. Det ble gjennom arkivforskriften samme år obligatorisk med elektronisk journalføring i offentlig forvaltning. Der Noark 3 spesifiserte hvordan en kopi av basen skulle avleveres, ble det i Noark 4 spesifisert hvordan uttrekk skulle gjøres til XML-filer. I 2008 kom Noark 5 som bygde videre på Noark 4, og utvidet virkeområdet. Ved overføring av Noark4 og 5-systemer til depot må det dermed gjøres et uttrekk. Det vil si at den data som er spesifisert i standarden skal trekkes ut av basen og konverteres til XML-filer.

Hva gjør arkivskaper?

Ta kontakt med Arkiv Troms!

Ansvarlig for digitalt depot hos Arkiv Troms er Solveig Heløe Olsen og Audun Pedersen.

Selv om det i praksis oftest vil være leverandør av systemet som foretar uttrekk ønsker vi at dere tar kontakt med oss tidligst mulig i prosessen. Å få gjort et slikt uttrekk kan være kostbart, og jo tidligere vi kan komme på banen med rådgivning dess enklere (og potensielt billigere) blir prosessen for kommunen.

For eldre systemer som er basert på Noark 3 er det arkivskaper i samråd med Arkiv Troms som gjør uttrekk. Prosedyren for Noark3-systemer er i store trekk den samme som for fagsystemer.

For nyere systemer som følger Noark 4 og 5 er det leverandør som foretar uttrekket på oppdrag fra arkivskaper. Leverandør vil oftest først gjøre en sjekk av systemet og levere en tilstandsrapport/helsesjekk. Arkiv Troms tilbyr rådgivning om tiltak på bakgrunn av denne helsesjekken. Leverandør produserer siden avleveringspakke som sendes til arkivskaper. Merk at det er arkivskaper som sender over uttrekket til Arkiv Troms. Et følgeskriv skal fylles ut og sendes til Arkiv Troms på epost samtidig som avleveringspakken oversendes.

Det er viktig å merke seg Arkivverkets sjekkliste for overføring av elektronisk arkivmateriale, og både leverandør og arkivskaper bør være oppmerksom på denne. I januar 2020 kom den i ny versjon hvor det ble strammet inn på mulighetene for å benytte automatiserte rutiner for å fjerne avvik i uttrekket. Det er ønskelig at bruken av slike script holdes til et minimum.

Hva gjør Arkiv Troms?

I prosessen med leverandør tilbyr Arkiv Troms løpende rådgivning. Ved mottak av uttrekk sendes en bekreftelse til arkivskaper. Arkiv Troms vil utføre tester på uttrekket for å sjekke kvaliteten på uttrekkets struktur og innhold. Blant verktøyene som brukes er Arkade 5. Hvis det avdekkes avvik, vil disse så handteres i samråd med arkivskaper og eventuelt leverandør. En arkivpakke produseres og når uttrekket er ferdig testet og dokumentert lagres denne på disk i vårt magasin.

Ressurser:

Noark 5 og fagsystemer (presentasjon)

Fra Noark 4 til Noark 5 (presentasjon)

Digital arkivdanning (artikkel)

Flytskjema for prosessen rundt avlevering