Bakgrunn:
Begrepet fagsystem brukes her om alle elektroniske system som ikke er Noark-system som inneholder arkivverdig materiale. Det vil være støttesystemer som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ. Fagsystem innbefatter også databaser og dataregistre. Noen fagsystemer har journalførings- og arkivfunksjoner eller er integrert med et arkivsystem. Disse skal i prinsippet følge Noark 5-standarden, og man vil da søke å skille ut disse. I praksis er det imidlertid sjelden så klart. Overføring av fagsystemer til depot må derfor gjøres i tett dialog mellom arkivskaper og Arkiv Troms. I noen tilfeller vil arkivskaper og leverandør produsere uttrekket, i andre tilfeller vil arkivskaper lage dette i samarbeid med Arkiv Troms.
Depotavtale
Før deponering/avlevering finner sted skal det foreligge en skriftlig avtale mellom kommunen og Arkiv Troms om delegering av depotoppgaver knyttet til elektronisk materiale. Avtalen skal beskrive ansvar og arbeidsdelingen for bevaring av elektronisk arkivmateriale.
Hva gjør arkivskaper?
Ta kontakt med Arkiv Troms!
Ansvarlig for digitalt depot hos Arkiv Troms er Solveig Heløe Olsen og Audun Pedersen.
Fagsystemer er i liten grad uniforme, og må behandles og vurderes hver for seg. Der hvor det er mulighet for arkivuttrekk, bør dette gjøres. Et slikt arkivuttrekk bør imidlertid alltid følges av en kopi av den underliggende databasen. Et eventuelt uttrekk vil som regel gjøres av leverandør, mens kopi av databasen til Siard-formatet kan oftest gjøres av Arkiv Troms i samråd med den lokale IT-tjeneste og arkivtjeneste hos kommunen.
Dokumentet Oppretting av innleveringspakke hos KDRS beskriver avleveringspakkens struktur.
Disse dokumentene er til hjelp i produksjonen av avleveringspakken:
- Lage tar-pakke
- Fyll ut følgeskriv
Følgeskrivet skal fylles ut og sendes til Arkiv Troms på epost samtidig som avleveringspakken oversendes.
Avleveringspakken skal sendes oss enten over nett via tjenesten FileSender, eller på to minnepinner overlevert personlig eller sendt rekommandert via Posten. Lenke for å benytte FileSender fås fra Arkiv Troms på forespørsel.
Hva gjør Arkiv Troms?
Avhengig av hvordan uttrekket er gjort vil Arkiv Troms utføre tester på dette for å sjekke kvaliteten på uttrekkets struktur og innhold. Hvis det avdekkes avvik, vil disse så handteres i samråd med arkivskaper.
I den grad det følger dokumenter med vil vi kopiere disse ut av databasen. Vi vil deretter dokumentere strukturen på fagsystemets database. En slik strukturbeskrivelsen må tilpasses hvert enkelt fagsystem. Dette gjøres i verktøyet Decom, som igjen produserer en såkalt «beriket» Siard-base som inneholder både data og metadata/strukturdokumentasjon.
Når uttrekket er ferdig testet og dokumentert lagres den på disk i vårt magasin.
Ressurser:
Fagsystemer – elektronisk bevaring og papirutskrift (dokument)
Noark 5 og fagsystemer (presentasjon)
Digital arkivdanning (artikkel)
Noarkvegen eller Siardvegen (presentasjon)
Avslutte eksisterende arkiver (ekstern webside: Veileder for kommunereformen)
Flytskjema for prosessen rundt avlevering
